Wie Sie mit digitalem Rechnungsversand täglich Geld sparen

Der Rechnungsversand ist ein kritischer Prozess im Unternehmen – schließlich ist die Rechnung die Voraussetzung, dass ein Kunde Zahlungen leistet. Daher ist der Prozess auch fest in jedem Unternehmen etabliert – gerade deswegen birgt er viel Potential für Verbesserung.

Wie Sie mit digitalem Rechnungsversand täglich Geld sparen

Während in Produktion und Logistik sehr viel über Prozessoptimierung nachgedacht wird, erfolgen diese regelmäßigen Verbesserungsschleifen im „Büro“ deutlich seltener. Rechnungen und andere kaufmännische Belege werden nach wie vor oft gedruckt, kuvertiert und über die Post versendet – wie vor 100 Jahren.

Warum ist das so? Gemäß dem Motto „never change a running system“ funktioniert dieser Prozess sehr gut – er findet regelmäßig statt und läuft stabil. Dabei hat sich über die Jahre oft ein Handling etabliert, welches unglaublich aufwändig ist. Mal müssen die Briefe je nach Anzahl der Seiten noch händisch sortiert werden, da die Kuvertier- oder Stempelmaschine nur wenige Blatt verarbeiten kann – ein anderes Mal werden noch jeder Rechnung die Lieferscheine manuell beigelegt. Die Anzahl der Beteiligten steht dabei meist in keiner Relation zum Rechnungsbetrag.

Wieso ist eMail nur die halbe Lösung? Die Rechnung als PDF Dokument per eMail ist im Privatbereich an breiter Front etabliert – da ist es auch legal. Im B2B Bereich erfordern die Finanzbehörden aber die Aufbewahrung der kaufmännischen Belege wie Rechnungen, im Empfangsformat. Das heißt, wenn die Rechnung elektronisch eingeht, muss sie auch revisionssicher und für 10 Jahre elektronisch gespeichert werden. Dafür ist ein entsprechendes Dokumentenmanagement System (DMS) erforderlich. Das wiederum lohnt sich erst ab einer gewissen Unternehmensgröße. Somit ist für diese Unternehmen der Papierbeleg der nach wie vor rechtssichere Weg.

Wie können Sie dieses Dilemma also lösen? Um alle Spielräume als Unternehmen zu nutzen, kann man den Versand auf mehrere Säulen stellen – ganz vorne steht der Versand per eMail, da er in der Regel aus Bordmitteln (PDF Erstellung und Versand mit dem eigenen eMail System) gestemmt werden kann. Eine elektronische Signatur ist seit mehreren Jahren in Deutschland nicht mehr erforderlich, kann aber je nach Empfängerland (z. B. Schweiz) noch erforderlich sein.

Die nächste Stufe ist dann der Versand über einen Dienst-Anbieter wie z. B. die Deutsche Post. Hier schickt der Kunde seinen Beleg an die Deutsche Post, die prüft ob der Empfänger ein Teilnehmer des ePost Verfahrens ist – wenn ja, bekommt er den Brief digital und verschlüsselt in sein ePostfach – wenn nicht, druckt, kuvertiert und stellt die Post es auf dem herkömmlichen Weg zu. Damit ist also die Zustellung immer rechtssicher gewährleistet und das zum Preis der in etwa einer Briefmarke entspricht.

Hybride Rechnung und Datenübertragung: Mit dem ZUGFeRD Format gibt es eine Initiative mit der die Regierungen auf EU Level eine hybride Rechnung etablieren möchten. Hierbei wird dem PDF Beleg jeweils noch eine Datei beigefügt, die die Rechnungsdaten teilweise oder vollständig als Datensatz mitliefert. Dies soll die Digitalisierung möglichst attraktiv machen.

Die Ausbaustufe ausschließlich „Daten“ zu übertragen funktioniert dann mit der EDI Übertragung – wer an große Einzelhändler oder Automobilisten liefert muss in der Lage sein hierüber zu kommunizieren. Diese Form des Datenaustauschs lohnt sich immer dann, wenn ein Kunde regelmäßige Geschäftsvorfälle mit den gleichen Kunden und Lieferanten pflegt, da die Einrichtung und das Einschwingen mit etwas Aufwand verbunden ist. Es lohnt sich aber fast immer, da hier dann komplette Prozessketten automatisiert werden – angefangen bei der Bestellung oder dem Lieferabruf über die Auftragsbestätigung, dem Lieferschein bis hin zur Rechnung oder Gutschrift. Neben der Automatisierung ist eine konsistente Datenqualität sichergestellt und dann im Transaktionsumfang auch skalierbar.

Fazit: Als Anbieter von ERP Systemen im Mittelstand bieten wir alle diese Formen des Datenaustauschs an. Aus der Erfahrung der letzten Jahre würde ich sie wie folgt bewerten:

  • Eigener Druck und Versand per Post – eigentlich nicht mehr zeitgemäß, wird aber nach wie vor in fast allen Unternehmen zumindest noch in Teilen betrieben.
  • Eigener Versand per eMail – die einfachste und günstigste Variante wird von fast allen Unternehmen genutzt und soll ausgebaut werden.
  • Versand über einen Dienstleister wie der Deutschen Post – Obwohl die Vorteile einleuchten und ein schneller ROI erzielt werden kann, nutzen Unternehmen diese Möglichkeit nur zögerlich. Hauptgrund ist, dass dieser Supportprozess eingeschwungen ist und damit in der Priorität nach unten rutscht.
  • ZUGFeRD wird momentan so gut wie gar nicht nachgefragt. Dies dürfte daran liegen, dass es Alternativen gibt die gut funktionieren und keinen Projektaufwand erfordern. Dies wird sich wohl dann ändern, wenn Behörden darauf bestehen nur noch Rechnungen in dieser Form entgegen zu nehmen.
  • EDI ist ein lang etablierter Standard der im Mittelstand allerdings oft erst dann eingeführt wird, wenn ein Kunde darauf drängt.

Während in den skandinavischen Ländern Rechnungsbelege schon überwiegend digitalisiert sind, ist gerade in Deutschland noch viel Potential, das nur zögerlich gehoben wird. Die Diskussion um den digitalen Arbeitsplatz bzw. die Automatisierung der Bürotätigkeiten wird dies allerdings immer mehr in den Fokus rücken. Sowohl die Kosten wie auch die Art der Tätigkeit einer manuellen Papierrechnung sprechen aber auf jeden Fall dafür, den Prozess zu digitalisieren. Mal abgesehen von den Kosten – es ist auch für die meisten Empfänger wesentlich einfacher zu verarbeiten, statt alle Belege manuell wieder einzuscannen. Die elektronische Rechnung trägt also auch ein kleines Stückchen zur Kundenzufriedenheit bei.

Über den Autor:

Andreas H. E. Dorsch ist seit 2006 im internationalen Business IT Umfeld im Vertrieb und Business Development tätig. Daneben engagiert er sich an der Fachhochschule als Lehrbeauftragter für Customer Relationship Management (CRM)

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