Optimieren des Außendienstes mit einer Applikation für die Tourenplanung

Die Mitarbeitenden im Außendienst von NUBIUS besuchen täglich bis zu 20 Kunden in ganz Deutschland und beraten diese im Hinblick auf Reparatur und der Herstellung von Wendeplatten-Werkzeugen. In der Vergangenheit erfolgte die Planung der Tour in Excel. Bei einem Kundenstamm, der weit über 10.000 Einträge beinhaltet, reichten die bisherigen Möglichkeiten jedoch nicht mehr aus. Zur Verbesserung der digitalen Geschäftsprozesse entwickelten die Software-Experten der Digital-Weber daher eine eigenständige Applikation für die Tourenplanung, welche die den Daten des ERP-Systems nutzt und bei Bedarf synchronisiert.

Herausforderungen:

Sehr große Menge an Stammdaten, speziell Adressen, aufgeteilt in verschiedene Kategorien (A, B und C-Kundschaft)Möglichkeit für mobilen Zugriff über mobile Endgeräte wie Smartphones oder TabletsAnbindung an das ERP-System zum Verwalten und Bearbeiten der Stammdaten, und Besuchs-Aufgaben

Lösung:

Die Software-Experten der Digital-Weber entwickelten in enger Absprache und Zusammenarbeit mit dem Team von NUBIUS eine Individuallösung in Form einer eigenständigen Applikation für die Tourenverwaltung. Dabei handelt es sich um ein autonomes System, welches an das ERP-System angebunden ist. Früher an Steps Business Solution – heute an Haufe X360.

Die Tourenplanung bezieht dabei alle relevanten Informationen aus dem ERP-System. Anschließend erstellt sie, basierend auf diesen Daten eine optimale Tour, individuell für jeden Mitarbeitenden im Außendienst. Jeder Außendienstmitarbeitende bekommt automatisch einen tagesaktuellen Plan mit 15-20 Adressen präsentiert, die über den optimalen Weg und in kürzester Zeit angefahren werden können.

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Die Applikation verwendet dazu nicht nur die Adresse aus dem ERP-System, sondern bewertet auch, ob es sich dabei um Kundschaft der Kategorie A, B oder C handelt. Kundschaft der Kategorie A sind priorisierte Kontakte werden daher häufiger angefahren als beispielsweise Kundschaft der Kategorie B oder C. Zu Beginn lief die mobile Bearbeitung der Tour in einer separaten App. Mit der Umstellung auf Haufe X360 wird nun die mobile App des ERP-Systems genutzt, um eine nahtlosere Integration zu gewährleisten.

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