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Interview mit BlackLine zum Thema RPA – Robotic Process Automation

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Interview mit BlackLine zum Thema RPA – Robotic Process Automation

Matthias Weber im Gespräch mit Dr. Ulrich Müller, Solutions Consultant bei BlackLine, zum Thema RPA – Robotic Process Automation.

5 Fragen an Blackline zum Thema Robotic Process Automation

Auf unsere 5 Fragen zum Thema Robotic Process Automation gibt uns Dr. Ulrich Müller, Solutions Consultant bei Blackline, Antworten.

Frage 1: Welche Chancen und Nutzen sehen Sie in Robotic Process Automation?

RPA stellt in vielen Bereichen eine Chance dar, sich aktuellen und zukünftigen Anforderungen zu stellen. Diese bestehen in einer zunehmenden Komplexität der Anforderungen, bei gleichzeitig erhöhten Qualitätsanforderungen – Daten müssen schneller bereitgestellt werden und sollen zudem vermehrt eine verlässliche Basis für operative Entscheidungen liefern.

Dies ist insbesondere in dynamisch wachsenden Unternehmen der Fall, wo von einer gleichbleibenden Anzahl von Mitarbeitern im Finance & Accounting höhere Volumina zu bewältigen sind. Dabei ist es von größtem Interesse, repetitive Aktivitäten zu automatisieren und Fehlerquellen zu reduzieren, um so Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten frei zu setzen.

Frage 2: Welche Möglichkeiten bietet Robotic Process Automation gegenüber klassischer Prozessautomatisierung?

Je nach Definition kann RPA bedeuten, dass im Rahmen der Automatisierung dynamische Algorithmen zum Einsatz kommen, die abhängig vom Ergebnis folgelogische Schritte einleiten. Dadurch wird der Automatisierungsgrad deutlich erhöht. In Verbindung mit entsprechenden unternehmensweiten Kommunikationssystemen können Steuerungs- und Frühwarnsysteme implementiert werden, die schnellere Reaktionen und verbesserte Analysen zulassen.

Für den Monats- und Jahresabschluss kann dies bedeuten, dass die Verlässlichkeit der Systeme erhöht wird, etwaige Fehler und Unstimmigkeiten werden automatisch erkannt und es können zielgerichtete Verbesserungen auf Detail- und Prozessebene vorgenommen werden.

Frage 3: Wie stark hängt Robotic Process Automation mit dem Thema künstliche Intelligenz und Machine Learning zusammen?

RPA kann durchaus als eine Vorstufe zu KI und Machine Learning begriffen werden, aber RPA kann – abhängig vom Anwendungsfall – auch als eine eigenständige Zielsetzung verstanden werden.

Abhängig davon, inwieweit beispielsweise die Analyse des Userverhaltens und andere statistische Auswertungen für die Optimierung der Prozesse eine Rolle spielen, werden die Systementscheidungen resp. Algorithmen durch Einbeziehung und Auswertung kumulierter Userdaten verbessert, dann sollte das im Sinne des Machine Learning berücksichtigt werden.

Im klassischen Umfeld des Monats- und Jahresabschluss sind die Anforderungen diesbezüglich jedoch meist weniger dynamisch, da die Regeln fest vorgegeben sind und die Fragestellung weitgehend konstant bleibt, so dass hier RPA bereits als eine durchaus erstrebenswerte Ausbaustufe betrachtet werden kann.

Frage 4: Wird man mit Robotic Process Automation die Mitarbeiteranzahl im Unternehmen reduzieren können?

Theoretisch ja – in der Praxis ist dies im Allgemeinen nicht der Fall, da die Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, anstatt der automatisierten Routinetätigkeiten anspruchsvollere Aufgaben zu erledigen, die in vielen Fällen auch dem eigentlichen Ausbildungsniveau der Mitarbeiter besser entsprechen.

Aus Sicht des Unternehmens lässt sich so eine deutlich erhöhte Wertschöpfung durch den einzelnen Mitarbeiter erzielen; aus Sicht des Mitarbeiters wird das Tätigkeitsprofil deutlich abwechslungsreicher und interessanter.

Für die Accounting-Abteilung kann dies bedeuten, dass simple Kontrolltätigkeiten und Datenvalidierungen automatisch durchgeführt werden, und deutlich mehr Zeit für Auswertungen und Reporting zur Verfügung steht. Der qualitative Output der Abteilungen wird nachhaltig gesteigert.

Frage 5: Welche ersten Schritte raten Sie Anwenderunternehmen beim Thema Robotic Process Automation?

Wie bei allen Projekten dieser Art empfiehlt es sich, dem Credo „think big – start small“ zu folgen. Man sollte durchaus eine umfassende Zielbeschreibung und eine Vision haben. Wichtig ist es aber, kleinteilig genug vorzugehen, um entsprechende Projekterfolge auch kurz- und mittelfristig zu erzielen. Daraus lassen sich häufig Lernkurven ableiten, die in weiteren Ausbaustufen zu besseren und schnelleren Ergebnissen führen können. Aber am Anfang steht die saubere Identifizierung geeigneter Anwendungsbereiche, „business cases“, wo sich erste Ansätze verproben lassen.

Das sollte dazu führen, dass sich mit erfolgreichem Einsatz von RPA die Unternehmenskultur entsprechend wandelt und die Organisation insgesamt die nötige Offenheit für weitere Projektschritte entwickelt.

Transparenzhinweise zum Beitrag:

Blackline
Dr. Ulrich Müller

BlackLine ist Anbieter von Cloud-basierten Lösungen zur Transformation des Finanz- und Rechnungswesens (F&A) durch Automatisierung, Zentralisierung und Rationalisierung. Diese Lösungen steigern die betriebliche Effizienz, Echtzeittransparenz, Kontrolle und Compliance, um eine durchgängige Financial Close Management und Accounting Automation von einer einzigen, einheitlichen Cloud-Plattform aus sicherzustellen. BlackLine wird von Gartner als Leader in seinem Magic Quadrant 2017 für Cloud Financial Corporate Performance Management (FCPM) und als Pionier im Cloud-Markt für verbesserte Finanzkontrolle und Automatisierung von FCPM anerkannt. BlackLine hat seine Zentrale in Los Angeles.

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