Die Arbeitswelt ist im Wandel. Modelle wie New Work, eine wichtigere Work-Life-Balance und nicht zuletzt die Digitalisierung ermöglichen komplett neue Arten der Zusammenarbeit von Teams und Organisationen. Spätestens das Coronavirus hat eine Arbeitsform besonders in den Mittelpunkt gestellt: Home Office. Für viele Unternehmen ist der plötzliche Schritt hin zu Remote Working aber ein Sprung ins kalte Wasser. Die Fragen sind oft die gleichen: Wie organisieren wir uns? Wie arbeiten wir gemeinsam von verschiedenen Standorten? Wie halten wir uns auf dem neuesten Stand?
Home Office Software – was ist das eigentlich?
Abhilfe schaffen eine ganze Reihe an Tools, die eine dezentrale Zusammenarbeit ermöglichen. In vielen Aufzählungen und Berichten ist dabei schlicht von “Home Office Software” die Rede. Das Problem: Dieser Oberbegriff ist sehr weit gefasst und suggeriert gerade unerfahrenen Anwendern, dass jede dieser Empfehlungen eine umfassende Lösung ist. Für viele Interessenten entsteht somit eine Entweder/Oder-Auswahl, obwohl echte Mehrwerte in der Praxis erst durch Synergien verschiedener Tools entstehen.
Jedes Tool hat seinen Schwerpunkt
Grob lassen sich die Schwerpunkte der meisten Tools nämlich in drei verschiedene Kategorien unterteilen:
- Chat- und Kommunikations-Software für Abstimmungen, virtuelle Meetings und (informellen) Austausch
- Dokumentenverwaltung und -bearbeitung um Dokumente zentral zu sammeln, gemeinsam zu bearbeiten und im Team zur Verfügung zu stellen
- Collaboration-Software um Themen und Teams sowie Aufgaben und Projekte zu managen
Ein häufiger Irrtum ist, Anwendungen aus einem dieser Bereiche für einen anderen einzusetzen. Dies zeigt sich besonders dann, wenn bei der Auswahl die Zeit, Informationen oder das Detail-Wissen fehlen.
Dazu ein Beispiel aus dem Alltag: Mit einem Chat-Tool lassen sich zwar Zuständigkeiten und Fristen für anstehende Aufgaben besprechen und planen, doch ohne Erinnerungen, zentrale Verfügbarkeiten und leichte Orientierung geht das in der Nachrichtenflut schnell unter – und wird im Worst Case komplett vergessen.
Zusammenarbeit von Teams und Tools
Es stimmt zwar, dass die bekanntesten Lösungen für den Einsatz von Zuhause geeignet sind, doch nicht alle decken die gleichen Use Cases ab – und das ist auch nicht die Intention der Anbieter. Um die größten Vorteile aus Home Office Software rauszuholen, sollte zwischen den Schwerpunkten differenziert und für jeden Bedarf eine Wahl getroffen werden. So entsteht ein produktives Zusammenspiel für jede Kernaufgabe – so wie Teamarbeit mit den Stärken aller Mitglieder die besten Ergebnisse liefert.
Der folgende Überblick zeigt pro Schwerpunkt zwei ausgereifte und leistungsstarke Tools, die die Wahl erleichtern sollen. Besonders hilfreich: Nach Studium von Features, Tarifen und wichtigen Aspekten wie Datenschutz oder Support die Favoriten testen! Denn ein Tool allein löst keine Probleme, wenn es nicht gerne und viel genutzt wird.
Chat und Kommunikation
Slack
Slack ist ein mächtiges Chat-Tool, das vor allem die schnelle und einfache Kommunikation in den Mittelpunkt stellt. Der Dienst eignet sich für den gemeinsamen Austausch in konkreten Chaträumen für bestimmte Teams, aber auch für den lockeren Smalltalk im Alltag. Dank der Kompatibilität mit verschiedenen Browsern sowie Apps für Smartphone und Tablet fügt sich Slack in die meisten Systemlandschaften problemlos ein.
Microsoft Teams
Microsoft Teams hat nach der Vorstellung im Jahr 2017 einen fulminanten Start hingelegt, mittlerweile hat das Tool über 40 Millionen User. Wie bei Slack können Nutzer verschiedene Räume erstellen, um den Austausch zu bestimmten Themen wie Marketing oder Vertrieb zentral zu sammeln. Neben Textnachrichten eignet sich Teams auch für Calls und Videokonferenzen und ersetzt in Microsofts Portfolio dafür sogar Skype for Business.
Collaboration-Software
factro
factro ist eine deutsche Collaboration-Software, mit der Aufgaben, Projekte und Themen gemeinsam über die Cloud zu organisieren. Die einfache Bedienung erleichtert den Einstieg sowie das Managen von Aufgaben und Projekten jeder Größenordnung. Mit dem Projektstrukturbaum, dem Kanban Board, dem Gantt-Chart und der Tabelle bietet das Tool stets die richtige Perspektive auf die To-Dos. Dank deutschem Server-Standort ist das Tool DSGVO- und BDSG-neu-konform. Bei Fragen hilft ein kostenfreier, deutschsprachiger Support.
Trello
Trello ist ein alter Bekannter in Sachen Aufgabenmanagement. Die App fokussiert sich dabei auf das Kanban Board und eignet sich somit besonders für agile Umfelder. Die Bedienung ist dementsprechend leicht. Fehlende Funktionen lassen sich unter Umständen über Integrationen oder sogenannte „Power-Ups“ ausgleichen. In den kostenpflichtigen Tarifen stehen zudem Automatisierung sowie flexiblere Admin- und Sicherheitsfunktionen bereit.
Dokumenten-Management
Microsoft 365
Das Urgestein der Office-Welt gibt es in Form von Microsoft 365 (ehemals Office 365) auch für die gemeinsame Arbeit in der Cloud. Ob Text, Tabellen oder Präsentation: Alle gängien Arten von Dokumenten lassen sich in Echtzeit mit dem Team bearbeiten. Das spart Zeit, denn die neueste Version muss nicht nochmal versendet werde – sie liegt in der Cloud bereits vor. Bei Bedarf lassen sich weitere Dienste und Apps von Microsoft einbinden.
Google G Suite
Die Google G Suite ist eine umfangreiche Cloud-Lösung, die vor allem für die Dokumentenverwaltung und –bearbeitung im Team ausgelegt ist. Wie bei Microsoft 365 können auch hier Texte, Tabellen und Präsentationen gemeinsam und direkt über die Cloud bearbeitet werden. Dank integriertem Cloud-Speicher (Google Drive) fallen auch die zentrale Verwaltung und Sicherung der Dokumente leicht.
Über den Autor:
Über Schuchert Managementberatung:
Die Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG unterstützt Unternehmen seit über 25 Jahren erfolgreich bei Projekten und zukunftsfähigen Strategien – ob Neuausrichtung, Change- oder Qualitätsmanagement. Dieser große Erfahrungsschatz ist in die eigens entwickelte Projektmanagement-Software factro eingeflossen. factro weiß, wie Projektleute ticken und was es braucht, um erfolgreich im Team zu arbeiten. Das Leitbild: Intuitives Cloud-Computing nach höchsten Sicherheitsstandards und mit kompetentem Kundenservice. Immer aktuell, plattformunabhängig und mobil.
