ERP-Tipp von godesys: Mit ZUGFeRD Aufwand und Kosten sparen

Für unsere ERP-Tipp-Reihe haben wir vom ERP-Hersteller godesys einen ERP-Tipp für die ERP-Kategorie Enterprise-Resource-Planning erhalten. Godelef Kühl, Vorstandsvorsitzender und Hauptaktionär für die Geschäfte der godesys AG hat für Sie eine interessanten ERP-Tipp für kontinuierliche Prozessverbesserung im Bereich Faktura:

ERP-Tipp:
Rechnung 2017: Mit ZUGFeRD Aufwand und Kosten sparen

Bis spätestens November 2018 müssen Firmen die neuen EU-Vorgaben für die vollautomatische Verarbeitung elektronischer Rechnungen umsetzen. Die Erstellung, Versendung, Übermittlung, Entgegennahme und Verarbeitung von Rechnungen sollen so automatisiert, Fehler und Kosten reduziert werden. Schützenhilfe leistet ein ERP-System, das Prozesse verzahnt, Daten zusammenführt und den Im- und Export von ZUGFeRD-Rechnungen gestattet. Doch worum geht es bei diesem „Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, kurz ZUGFeRD, eigentlich, und was hat das ERP damit zu tun?

Unternehmen sollten Kunden und Lieferanten den flexiblen Austausch geschäftsrelevanter Informationen erleichtern. ZUGFeRD kann helfen, denn dieses einheitliche Format für elektronische Rechnungen macht Schluss mit dem Formatwirrwarr. Stattdessen profitieren alle Akteure von einer PDF-Datei, die Rechnungsdaten als maschinell auswertbaren Text beinhaltet. Diese Informationen sind als XML Bestandteil des PDFs. Der Empfänger liest das PDF-Dokument der ZUGFeRD-Rechnung, und die Geschäftssoftware nimmt die integrierten Daten auf. Eine Abstimmung des Rechnungsformats ist nicht länger notwendig, was die Kommunikation deutlich optimiert.

Praktisch ist, dass sich durch ZUGFeRD relevante Daten sofort erkennen und übertragen lassen – viele manuelle Schritte gehören der Vergangenheit an. Erste Vergleiche zeigen, dass Firmen durch den Einsatz des ZUGFeRD-Ansatzes nebst Prozessrationalisierung bis zu zehn Euro pro Rechnung – sowohl bei Rechnungsstellung als auch Rechnungseingang – sparen können. Das bedeutet eine durchschnittliche Kostenminimierung von rund 60 Prozent. Zudem werden Rechnungen durch das einheitliche Format schneller bezahlt.

Unternehmen, die sich in eine Digital Enterprise wandeln möchten, sollten Prozesse verschlanken. Dreh- und Angelpunkt ist eine ERP-Lösung, die hinsichtlich des elektronischen Rechnungsaustausches den einfachen Import und Export von ZUGFeRD-Rechnungen im PDF-Format unterstützt und idealerweise sogar ZUGFeRD-Belege eigenständig erstellen kann.  Hilfreich ist zudem eine Lösung, die zusätzlich zum PDF der Ausgangsrechnung auch andere wichtige Daten übermittelt. Hat ein Empfänger die Möglichkeit auf ZUGFeRD zuzugreifen, kann er so Rechnungen direkt einlesen. Außerdem sollten sich elektronische Daten nahtlos und ohne großen Aufwand auf ihre Richtigkeit überprüfen lassen. So können Empfänger von ZUGFeRD-Belegen diese einfach über Drag and Drop in die Eingangsrechnungsprüfung ihres ERP übernehmen. Der neue Ansatz ist ein wichtiges Zugpferd für die Prozessoptimierung.


Dieser ERP-Tipp kommt von Godelef Kühl, Vorstandsvorsitzender und Hauptaktionär für die Geschäfte der godesys AG.

Über Godelef Kühl:

Godelef Kühl, Jahrgang 1967, ist als Vorstandsvorsitzender und Hauptaktionär für die Geschäfte der godesys AG mit Sitz in Mainz verantwortlich. Als der gelernte DV-Kaufmann Kühl sein Unternehmen 1992 gründete, war er gerade mal 24 Jahre alt. Sein fundiertes Wissen um die besonderen Anforderungen mittelständischer Unternehmen an betriebswirt­schaftliche Software gepaart mit seiner tiefen Branchenkenntnis aus Industrie und Handel machen Kühl zum ERP-Experten schlechthin. Seine Erfahrungen fließen direkt in die Weiterentwicklung der Produkte ein, die damit einen hohen Praxisbezug gewährleisten.

Über godesys:

Mit ERP-Lösungen für kundenorientierte Unternehmen unterstützt godesys den Mittelstand dabei, die Effizienz seiner Mitarbeiter zu steigern, die Prozessqualität sowie -geschwindigkeit zu erhöhen und gleichzeitig die Kosten zu senken. Zahlreiche Auszeichnungen wie das „ERP-System des Jahres“ 2009, 2010 und 2011, das TOP PRODUKT HANDEL 2014, 2015 und 2016 oder das Gütesiegel „Software made in Germany“ unterstreichen die Position von godesys als führenden deutschen ERP-Anbieter. Die godesys-Plattform basiert auf offenen Standards und zeichnet sich durch branchenspezifische Funktionalitäten aus.