ERP-Interview mit Corel: softwaregestütztes Projektmanagement

Jörg Steiss hat der ERP-News-Redaktion unter Leitung von Matthias Weber ein Interview zum Thema softwaregestütztes Projektmanagement gegeben. Das Interview liefert spannende Einblicke in das Management von Projekten mit Hilfe von Software.

Auf unsere 5 Fragen zum Thema softwaregestütztes Projektmanagement gibt uns Jörg Steiss, General Manager MindManager EMEA bei Corel GmbH, Antworten.

5 Fragen an Corel zum Thema softwaregestütztes Projektmanagement

Frage 1: Was halten Sie von Projektmanagement-Modellen wie PRINCE2, V-MODELL oder SCRUM?

Jörg Steiss: Modelle wie PRINCE2, V-MODELL oder SCRUM bieten eine sehr gute Orientierung bei der Konzeption und Realisation von Projekten. Sie sind langjährig erprobt und lassen sich in der Regel auf verschiedenste Branchen, Szenarien oder Projekte anwenden. Dennoch sollte man im Vorfeld definieren, auf welchen Aspekt bei der Projektarbeit der meiste Wert gelegt wird und dementsprechend die passende Methode auswählen, schließlich unterscheiden sich die Methoden durchaus in der Art und Weise, wie sie Projekte verstehen und angehen. Insgesamt muss aber vor allem sichergestellt werden, dass die gewählte Vorgehensweise jedem – egal ob Projektneuling oder erfahrener Projektleiter – hilft, beim Projekt-Management nicht den Überblick zu verlieren.


Frage 2: Warum sollte man für Projektmanagement entsprechend dafür entwickelte Software nutzen?

Jörg Steiss: Genauso wenig, wie man die Nutzung einer CRM-Lösung im Bereich Sales in Frage stellt, sollte man den Einsatz einer Projektmanagement-Lösung  zur professionellen Umsetzung von Projekten bezweifeln. Fakt ist, die Digitalisierung unserer Arbeitswelt schreitet immer weiter voran und mit ihr der Wunsch, Prozesse und Projektschritte mit möglichst wenigen Medienbrüchen zu modellieren. Wenn ich allein meine Expertise hinsichtlich der Nutzung moderner Projektmanagement-Lösungen, beispielsweise auch MindManager, vor Augen führe, wird mir mehr als klar, dass man aufgrund der Anforderungen hinsichtlich Datenaustausch, Echtzeitreporting, Ressourcenplanung uvm. eigentlich gar nicht mehr anders kann, als mit solchen Werkzeugen zu arbeiten. Wichtig ist, dass die Software komplexe Inhalte und Projekte durch Visualisierung so vereinfacht, dass man jederzeit einen guten Überblick hat. Ideal ist, wenn sie darüber hinaus auch die dazugehörigen Daten, Dokumente und Links einbindet, so dass man alles im zentralen Zugriff hat. Kurz gesagt: Es spricht alles dafür, eine Projektmanagement-Software zu nutzen, denn die Vorteile überwiegen, und wirkliche Nachteile kann ich noch nicht einmal erkennen.


Frage 3: Ab wann lohnt sich der Aufwand eine Projektmanagement-Software anzuschaffen?

Jörg Steiss: Die Frage finde ich so nicht ganz treffend, denn es gibt durchaus hilfreiche Projektmanagement-Lösungen, die einfach und intuitiv sind und keiner aufwendigen Einführung bedürfen. Eine solche Lösung kann bei kleinen und mittleren Projekten durchaus sehr hilfreich sein. So gesehen kann man schon mit zwei Projektteilnehmern davon profitieren. Bei größeren Projekten sieht das natürlich anders aus – sprich, in meinen Augen ist entscheidend, welche Dimension ein Projekt hat. So macht in einem Projekt mit reinem Taskmanagement-Charakter für zwei Personen der Einsatz von MS Project Server beispielsweise eher wenig Sinn, eine weniger komplexe Lösung wie MindManager aber schon. Andererseits lassen sich Projekte wie der Berliner Flughafen nicht mit MindManager allein planen und umsetzen, hierfür ist eine zentrale Plattform für das Projekt- und Portfoliomanagement unerlässlich. Im Grunde ist immer im Einzelfall zu entscheiden, welche Lösung man anstrebt und die Auswahl hängt vom individuellen Anforderungsprofil ab – pauschal kann man das nicht beantworten. Allerdings sollte man bei der Entscheidung berücksichtigen, dass man eine Lösung nimmt, die einen zentralen Überblick gewährt und bei der sämtliche projekt-relevanten Dokumente und Informationen zentral gespeichert werden und für die Projektteilnehmer zugänglich sind. Aufwand und Nutzen sollten im ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen.


Frage 4: In wie weit benötigt Projektmanagement-Software UC-Funktionen für Kommunikation & Kollaboration?

Jörg Steiss: UC-Funktionen erleichtern in jedem Fall die Zusammenarbeit, denn sie führen unterschiedliche Techniken, Geräte und Formate zusammen. Außerdem lassen sich so Medienbrüche reduzieren, Missverständnisse verhindern und natürlich Kosten sparen – etwa durch mobile Datenerfassung, Informationsbereitstellung jederzeit und überall, Webkonferenzen u.ä.. Die Verfügbarkeit von UC-Funktionen und Echtzeitkommunikation ist heute zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Dabei spielen die Mobilgeräte eine immer wichtigere Rolle und damit auch die Herausforderung Softwarelösungen zu etablieren die sich nahtlos in die UC-Landschaft integrieren und das Sammeln, Strukturieren und Teilen von Informationen über Betriebssystemgrenzen und Gerätespezifikationen hinweg. Interessant wird  dabei zukünftig auch sein, inwieweit es eher Consumer orientierte Anwendungen wie WhatsApp oder Facebook schaffen mit ihren Anwendern zusammen den Weg in die Berufswelt zu etablieren. Hier stehen Sicherheits-, Dokumentations- und Standardisierungsansprüche diametral zu individuellen Userbedürfnissen und Trends wie etwa „bring your own device“.


Frage 5: In welchen Schritten oder mit welchem Modell würden Sie Projektmanagement-Software in einem Unternehmen einführen?

Jörg Steiss: Das hängt von der Größe eines Unternehmens sowie den umzusetzenden Projekten selbst ab. Zunächst einmal sollte eine Analyse zur Projektlandschaft erfolgen. Handelt es sich ausschließlich um kleine, überschaubare Projekte bin ich mir sicher, dass man bei der Vielzahl moderner Projektmanagement und Collaboration-Lösungen eine Plattform findet, die sich ohne große Einarbeitungszeit schnell und intuitiv nutzen lässt. Wenn allerdings Großprojekte gesteuert werden müssen, dann ist neben der Auswahl des geeigneten Werkezugs sicher auch eine entsprechende Machbarkeitsstudie inklusive eines  Migrationsplans notwendig, um die vorhandene Daten- und Projektstruktur  schrittweise zu überführen. Weiterhin ist es zwingend notwendig in diesem Schritt auch die Relevanz eines methodischen Ansatzes zu prüfen, da dies entscheidenden Einfluss auf das dien Wahl des Softwarewerkzeuges haben kann. Für die Umsetzung des so entstandenen Projektplans sollte neben allen technischen und prozessorientierten Fragen auch ein Auge auf die involvierten Mitarbeiter, das Changemanagement und die notwendigen Schulungen geworfen werden. Gerade hier ist es wichtig, den Mitarbeiter nicht aus dem Auge zu verlieren, er muss sich mit dem Projekt identifizieren, nur dann wird er konstant bei der Sache bleiben und das Projekt vorantreiben. Und natürlich ist es wichtig den aktuellen Stand dieser Projekte immer wieder zu überprüfen und – falls notwendig –  den Plan den Gegebenheiten und den möglicherweise geänderten Anforderungen anzupassen. Hier hilft es, wenn man Projektleiter und Teammitglieder immer die aktuellen Projekt- und Aufgabenstatus sehen, Engpässe und Überlastungen frühzeitig erkennen, sowie Abhängigkeiten und Wechselwirkungen jederzeit im Blick haben können. In jedem Fall sind der Überblick, das Erkennen der für Entscheidungen relevanten Informationen und auch eine gewisse Flexibilität sehr relevant, denn nur so lässt sich ein Projekt letztlich erfolgreich abschließen. Ach ja – und mit dem richtigen Ziel und dem Erfolg vor Augen sollten auch der Spaß und die Freude nicht zu kurz kommen.


Das Interview wurde schriftlich mit Jörg Steiss, General Manager MindManager EMEA bei Corel GmbH, geführt. Über Jörg Steiss:

Jörg Steiss, General Manager MindManager EMEA, Corel GmbH
Jörg Steiss, General Manager MindManager EMEA, Corel GmbH

Jörg Steiss ist bei Corel General Manager MindManager EMEA. Bereits seit über 15 Jahren arbeitet Steiss für das Alzenauer Unternehmen Mindjet, das Marktführer im Bereich für Businessmapping Software ist.  Der Netzwerk-System Ingenieur ist seit seinem Studium im internationalen IT-Markt aktiv.

Das Bildmaterial wurde von Corel GmbH zur Verfügung gestellt.

 

Matthias Weber

Matthias Weber ist ERP-Experte mit langjähriger Berufserfahrung. Seit über 14 Jahren bin ich in der ERP-Branche tätig und betreue ERP-Projekt von Anfang an. Marketing, Vertrieb, Beratung & Consulting und Software-Entwicklung von kaufmännischer Software gehört zu meinem Tagesgeschäft - ich spreche aus Erfahrung. Sie erreichen mich unter matthias.weber[[at]]erp-hero.de oder können weitere Beiträge von mir auf Computerwoche.de lesen.

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