ERP-Interview mit aktivweb: DMS & ECM

Die ERP-News-Redaktion, unter der Leitung von Matthias Weber, hat mit Uwe Weikl, Geschäftsführer, aktivweb GmbH, ein Interview zum Thema „DMS & ECM durchgeführt. Das ERP-Interview liefert spannende Einblicke in die moderne Dokumenten- und Content-Verwaltung.

Auf unsere 5 Fragen zum Thema DMS & ECM gibt uns Uwe Weikl, Geschäftsführer, aktivweb GmbH, Antworten.

5 Fragen an aktivweb zum Thema DMS & ECM

Frage 1: Welchen Nutzen sehen Sie im Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bzw. Enterprise-Content-Management (ECM)?

Uwe Weikl: Mit dem Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen verfügen Anwender über ein Software-Instrument mit zahlreichen Funktionen zur revisionssicheren, digitalen Dokumentenverwaltung und -archivierung. Ein DMS hilft, Papierberge im Büroalltag zu beseitigen, die Ablage in Aktenordnern überflüssig zu machen. Ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro und damit ein Beitrag zum  Umweltschutz und zur Nachhaltigkeit. Und parallel sorgt eine DMS-Lösung, nicht ganz unwichtig, für Rechtssicherheit beim Unternehmen. Ferner haben die Nutzer einfachen und schnellen Zugriff auf relevante
Dokumente, da Dokumententexte bereits beim Archivieren gelesen und indiziert werden.


 

Frage 2: Wie wichtig sind im Moment Workflows und Compliance-Anforderungen in DMS- und ECM-Projekten?

Uwe Weikl: Workflows im DMS transformieren einzelne manuelle Prozesse in dynamische, optimierte und automatisierte Workflows. Diese lassen sich effizient in bestehende Geschäftsprozesse einbinden und verschaffen Unternehmen einen Produktivitäts- und Wertschöpfungsvorsprung. Dadurch werden Geschäftsprozesse beschleunigt, Arbeitsabläufe nachhaltig verbessert. Workflows betreffen beispielsweise Aufträge, Rechnungen und Verträge, die sich mit einem DMS schnell und effizient bearbeiten lassen. Im Bereich der GoBD*, die seit 01. Januar 2017 rechtlich verpflichtend sind, spielt ein DMS wieder eine
tragende Rolle im Bereich der Rechtssicherheit, denn alle Dokumente werden sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert


Frage 3: Welche anderen EDV-Systeme sollten Ihrer Ansicht nach mit der DMS- / ECM-Lösung verbunden sein? Und warum?

Uwe Weikl: DMS sollten beispielsweise die vollautomatische Archivierung von Belegen aus dem ERP-System des Unternehmens ermöglichen. Ferner kann ein E-Mail-Management eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung aller im Unternehmen anfallenden E-Mails garantieren, so dass E-Mails sowohl interaktiv aus dem E-Mail Client als auch serverbasiert archiviert werden können. Über ein Finanzbuchhaltungs-Modul, eine DATEV-Anbindung, können alle Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege sowie alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen direkt an den Steuerberater des Unternehmens weitergeleitet werden.


Frage 4: Auf was sollte man Ihrer Meinung nach bei der DMS- / ECM-Lösung achten?

Uwe Weikl: Dokumente sollten einfach und schnell aus verschiedensten Anwendungen an das DMS gesendet, dort revisionssicher gespeichert und von jedem Arbeitsplatz leicht gefunden werden können. Eine browserbasierende DMS-Lösung macht die Anwender unabhängig von Betriebssystemen und Endgeräten. Eine mobile App macht zudem das digitale Archiv und damit Geschäftsprozesse ortsunabhängig.


Frage 5: In welchen Schritten würden Sie eine DMS- / ECM-Lösung in einem Unternehmen einführen?

Uwe Weikl: Ein DMS auf dem heutigen Stand der Technik zeichnet sich meines Erachtens durch eine schnelle und einfache Installation sowie Handhabung aus. Eine Basisversion sollte innerhalb weniger Minuten installiert und nutzbar sein. Die Nutzung von Zusatzmodulen wie Stempel, mobile App, E-Mail-Archivierung, Direktdrucker, Schnittstellen zur Anbindung an weitere vom Unternehmen genutzte Anwendungen wie ERP ist eine individuell zu treffende Entscheidung auf der Basis der Anforderungen des jeweiligen Unternehmens.


Das Interview wurde schriftlich mit Uwe Weikl, Geschäftsführer, aktivweb GmbH, geführt.

Uwe Weikl, Geschäftsführer aktivweb GmbH
Uwe Weikl, Geschäftsführer aktivweb GmbH

Über aktivweb GmbH:

Die aktivweb GmbH aus Bodenmais ist ein IT-Systemhaus in den Bereichen NetzwerkTechnik, Software-Design und Softwareentwicklung. Als geschäftsführende Gesellschafter fungieren Uwe Weikl und Maximilian Baumann. Das Systemhaus liefert Softwarelösungen für kaufmännische Geschäftsprozesse, digitale Aktenlösungen sowie für CMS-Systeme und Webanwendungen, vorwiegend auf der Basis von Typo3 und Magento. Mit mehr als 20 Mitarbeitern und freiberuflichen Experten konzipiert und implementiert das Unternehmen seine Produkte in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit dem Dokumenten-Management-System DOCBOX®, über 40 autorisierten Vertriebspartnern und mehr als 15.000 Anwender ist aktivweb ein spezialisiertes Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem Wachstumsmarkt für digitale Archivierungssysteme. Zu den Kunden von aktivweb zählen neben globalen Konzernen und mittelständischen Betrieben auch Einzelunternehmen verschiedener Größenordnungen aus unterschiedlichen Branchen.

Das Bildmaterial wurde von aktivweb zur Verfügung gestellt.

Matthias Weber

Matthias Weber ist ERP-Experte mit langjähriger Berufserfahrung. Seit über 14 Jahren bin ich in der ERP-Branche tätig und betreue ERP-Projekt von Anfang an. Marketing, Vertrieb, Beratung & Consulting und Software-Entwicklung von kaufmännischer Software gehört zu meinem Tagesgeschäft - ich spreche aus Erfahrung. Sie erreichen mich unter matthias.weber[[at]]erp-hero.de oder können weitere Beiträge von mir auf Computerwoche.de lesen.