Feste Arbeitszeiten. Feste Arbeitsplätze. Das ist das Büro von gestern. Das neue Versprechen heißt Flexibilität: Die Freiheit, spontan im Homeoffice arbeiten zu können, sich nicht ausgerechnet zur Rush Hour in den Stau stellen zu müssen und statt in starren Abteilungsstrukturen zu stecken für jedes Projekt flexible, schlagkräftige Teams zu bilden.
Die neue Freiheit – Eine moderne Kommunikations-Software erweckt das Büro von morgen zum Leben
Für diese neue Arbeitswelt sind ebenso neue Werkzeuge gefragt. Eine moderne Kommunikations-Software erweckt das Büro von morgen zum Leben.
Die Generation Y ist am Zug. Und sie bringt die klassische Arbeitswelt ins Wanken. Strukturen, die sich über Jahrzehnte gebildet haben, werden radikal auf den Prüfstand gestellt. Denn die Mitarbeiter, um die Unternehmen im War for Talents buhlen, lassen sich nicht mehr mit Titeln und Dienstwägen ködern. Stattdessen erwarten sie, dass Work-Life-Balance mehr als nur ein Schlagwort auf der Karriere-Webseite ist.
Konzerne aus dem Silicon Valley machen es vor. Sie investieren Millionen in ihre Infrastruktur und in Arbeitsplatzkonzepte wie „digital workplace“ oder „flexible seating“. Ziel ist nicht nur, als Arbeitgeber attraktiver zu werden, sondern gleichzeitig die Mitarbeiter-Motivation und Produktivität zu steigern. Und das mit Erfolg, wie zahlreiche Studien zeigen.
Aber nicht jedem Unternehmen steht ein 6- oder gar 7-stelliges Budget zur Verfügung, um die Arbeitsplätze für den „new way of work“ aufzurüsten. Die gute Nachricht: Auch mit deutlich niedrigeren Investitionen lässt sich die Arbeitskultur nachhaltig verändern.
Homeoffice: Schnell & einfach
Ob feste Homeoffice-Tage oder spontane Ausweich-Option: Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, steht bei vielen Mitarbeitern ganz oben auf der Wunschliste. Was Unternehmen oft nicht klar ist: Um diesen Wunsch zu erfüllen, sind keine tiefgreifenden Investitionen in Infrastruktur und Hardware nötig. Intelligente Unified Communications-Lösungen schaffen die nötige Basis.
Moderne Unified-Communications-Lösungen bieten heute gleich mehrere Möglichkeiten, von zu Hause oder von unterwegs aus zu arbeiten. Die erste Option ist das Softphone: Beim Softphone-Einsatz wird das Telefongespräch über das Internet übertragen (VoIP). So können die Mitarbeiter praktisch von überall aus über ihre Büronummer telefonieren – und das ganz ohne Hardware-Telefon. Dabei stehen sämtliche Telefoniefunktionen zur Verfügung: Der Mitarbeiter kann sowohl Konferenzen anlegen als auch Gespräche an Kollegen übergeben oder in Rückfrage gehen.
Alternativ zum Softphone können Mitarbeiter mit Unified-Communications-Lösungen auch ihr heimisches Festnetz-Telefon oder Handy nutzen. Hierfür gibt es beispielsweise AnyDevice-Funktionen, mit der jedes Endgerät spontan mit dem Client verbunden werden kann: Startet der Mitarbeiter einen Anruf, wird via Callback das Telefonat aufgebaut und über den Server gehalten. Nach außen hin wird so immer die Büronummer signalisiert. Und auch die Telefonkosten werden direkt über die Firma abgerechnet.
Konferenz, Chat & Screen-Sharing
Um tatsächlich effizient im Homeoffice zu arbeiten, braucht es aber natürlich mehr als nur ein Telefon. Gerade für den Austausch im Team und für schnelle Abstimmungen ist ein Chat das optimale Werkzeug. Will man zusammen an einem Dokument arbeiten oder eine Präsentation durchsprechen, hilft der gemeinsame Blick auf den Bildschirm via Screen-Sharing. Egal ob Telefonat, Konferenz, Chat oder Desktop Sharing: Damit die Zusammenarbeit auch dann reibungslos funktioniert, wenn sich das Team auf verschiedene Orte verteilt, ist ein klares und möglichst automatisiertes Präsenzmanagement entscheidend. Einige UC-Hersteller haben hierfür sogenannte Team-Panel entwickelt: In einer übersichtlichen Leiste, die sich am Bildschirmrand festpinnen lässt, wird der Präsenz- und Telefoniestatus des Projektteams oder auch der ganzen Abteilung angezeigt: So sehen die Mitarbeiter im Büro beispielsweise, ob der Kollege im Homeoffice am Platz ist, ob er gerade telefoniert oder kurzfristig erreichbar ist. Und weder Nachrichten noch Telefonate laufen ins Leere.
Entscheidend ist dabei nicht nur, dass alle Kanäle zur Verfügung stehen, sondern vor allem dass sie möglichst einfach und „barrierefrei“ genutzt werden können. Gerade Kommunikations-Software, die einen Großteil des Arbeitsalltags maßgeblich mitbestimmt, muss intuitiv sein. Moderne UC-Lösungen setzen deswegen auf maximale Integration: Jede Konversation – egal auf welchem Kanal – kann zu jeder Zeit um weitere Kanäle oder Personen erweitert werden. Die Medien werden dabei immer gebündelt: So finden beim virtuellen Team-Meeting Konferenz, Chat und Screen-Sharing in einem einzigen, übersichtlichen Fenster statt.
Freie Platzwahl
Aber es geht um weit mehr als „nur“ um das Homeoffice: Auch im Unternehmen selbst lassen sich moderne Arbeitsmodelle mit Hilfe einer UC-Lösung einfach und schnell realisieren. Zum Beispiel „flexible seating“: Sind die Arbeitsplätze mit einer UC-Lösung ausgestattet spielt es keine Rolle mehr, wer an welchem Schreibtisch sitzt. Jeder Mitarbeiter ist immer unter seiner festen Durchwahl erreichbar. So können sich die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz ganz nach Bedarf aussuchen: Zum Beispiel einen ruhigen Raum für sich allein, wenn hohe Konzentration gefordert ist. Oder ein Zimmer, das sich ein Projektteam in der heißen Phase kurz vor Projektabschluss teilt.
Tatsächlich gehen einige Unternehmen noch einen Schritt weiter: Weil zu jeder Zeit eine konstante Anzahl an Mitarbeitern unterwegs oder im Homeoffice ist, stehen im Büro weniger Schreibtische als es tatsächlich Mitarbeiter gibt. Der so gewonnene Platz kann zum Beispiel in eine luftigere Raumgestaltung oder in zusätzliche Meeting-Räume investiert werden.
Fazit: Kultur sticht Technik
Es scheitert nicht an der Technik. Eine intuitive Kommunikations-Lösung hat das Potenzial viele der Herausforderungen zu lösen, denen sich Unternehmen heute stellen müssen. Und das ohne große Investitionen in eine komplexe Infrastruktur. Aber auch die beste Software kann nur die Basis schaffen. Entscheidend ist es, eine vertrauensvolle Unternehmenskultur zu etablieren, in der Mitarbeiter die neuen Freiheiten nicht nur auf dem Papier haben. Sondern sie auch nutzen können, ohne Seitenblicke oder Sanktionen befürchten zu müssen.
