Die ERP-Lösung für den Mittelstand: modern, flexibel und nachhaltig

ERP – das steht für „Enterprise Resource Planning“ und heißt übersetzt so viel wie „Planung der Unternehmensressourcen“. Dabei geht es um die Steuerung und Planung von Produktionsmitteln, Kapital und Mitarbeitern. Eine ERP-Lösung hilft folglich, alle Tätigkeiten im Unternehmen bedarfsgerecht zu organisieren, und bildet sämtliche Geschäftsprozesse in deren Kontext ab.

Die ERP-Lösung für den Mittelstand: modern, flexibel und nachhaltig

ERP-Systeme wurden ursprünglich für Großunternehmen und Konzerne innerhalb der Fertigungsindustrie entwickelt. Für solche Unternehmen war es essentiell, komplexe Produktionsabläufe, Zulieferer und unterschiedliche Produkttypen optimal zu verwalten. Heute bieten ERP-Systeme aber auch mittelständischen Unternehmen nachhaltige Vorteile, um sich auf dem Markt der Zukunft erfolgreich aufzustellen.

Moderne Cloud-Lösungen überzeugen

ERP-Systeme sind in der Zeit des digitalen Wandels gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen (KMU) zu empfehlen. Wofür früher eine ganze IT-Abteilung nötig war, kann heute in überschaubaren Firmengrößen jede Abteilung alleine: mit Blick auf ihre Implementierung, überzeugen moderne Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz durch hohe Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit. In der Fachwelt betitelt man Software-Lösungen dieser Art als „neue Generation von ERP“ oder gar als „postmoderne ERP-Software“.

Firmen der Größenordnung KMU sind mithilfe von ERP-Lösungen problemlos in der Lage, alle internen und externen Geschäftsprozesse zu erfassen und tagesaktuell abzubilden. Abteilungsleiter und Geschäftsführung können Analysen und Prognosen auf Grund dieser effizienten System-Software transparent und schnell erstellen. Ein immenser Wettbewerbsvorteil, denn auch die Entscheidungsfindung nimmt damit Fahrt auf. Vorteilhaft ist es zudem, dass sich ERP mit modernen Micro-Services wie z. B. PayPal verbinden lässt.

Eine Business-Software schont das Budget mittelständischer Firmen und lässt sie von den Vorteilen eines ausgereiften ERP-Systems profitieren. Allerdings ist es bei der Wahl der richtigen ERP-Variante für die Firmenentscheider wichtig, die eigene Branche zu berücksichtigen. Denn ein ERP-System muss perfekt zu den eigenen Arbeitsprozessen passen, damit es effektiv genutzt werden kann – und diese sind je nach Branche verschieden.

Ausgereifte Branchenlösungen

Es ist ein Unterschied, ob man ein Unternehmen aus der Fertigung, der Logistik oder des Großhandels ist. Denn jede Branche hat ihre eigenen spezifischen Anforderungen. Wer in der Modebranche tätig ist, benötigt beispielsweise Farb- und Größenmatrizen. Deshalb bieten führende ERP-Anbieter ausgereifte Branchenlösungen an.

Mittelständische Unternehmen folgender Branchen arbeiten heute mit ERP-Systemen:

  • Maschinenbaubetriebe
  • Logistikunternehmen
  • Baubranche
  • E-Business
  • E-Commerce-Firmen
  • Handel
  • Dienstleister aller Art
  • Produktionsbetriebe
  • Für andere Branchen mithilfe individueller Anpassungen

Die Vorteile liegen auf der Hand: der modulare Aufbau erlaubt z. B. lexbizz ERP-Lösungen branchenübergreifend in jedem Betrieb einzusetzen. Jedes Unternehmen erhält auf Wunsch nur diejenigen Funktionen, die es vorab festgelegt hat. Grundsätzlich lassen sich ERP-Funktionen von der betrieblichen Wertschöpfungskette ableiten.

Kostenersparnis für Unternehmen

Aus den definierten Anforderungen lassen sich im Anschluss die wesentlichen Module einer ERP-Lösung identifizieren. So wird das Budget geschont, denn aufgrund der Cloud-Technologie müssen Firmenentscheider noch nicht einmal in kostenintensive Hardware investieren.

Der Vorteil einer cloudbasierten ERP-Lösung liegt übrigens darin, dass das Programm nicht lokal auf einen Rechner installiert ist. Cloud-ERP-Systeme werden über einen Browser aufgerufen. Dadurch spart ein Unternehmen bares Geld.

Es entfallen Kosten für:

  • Investition und Installation neuer Hardware
  • Wartungskosten für Hardware
  • Einsatz von IT-Fachpersonal
  • Konzepte zur Datensicherheit und Back-Ups

Mittelständische Unternehmen, deren Mitarbeiter auf internationalen Märkten aktiv sind, haben somit weltweit uneingeschränkten Zugriff auf das ERP-System ihrer Wahl. Die Datensicherheit sowie Updates liegen kostenmäßig auf der Seite des Anbieters. Auch Ausfälle des Programms gehen zu seinen Lasten.

Wichtig ist es auch zu wissen, wie hoch die Anzahl der Mitarbeiter ist und wer das ERP-System im Unternehmen nutzen wird. Je größer das Unternehmen, desto komplexer die Implementierung. Denn Nutzer müssen geschult werden.

Analyse vor Erwerb

Auch zwischen ERP-Systemen für beispielsweise Handelsunternehmen gibt es beachtliche Unterschiede. Wenn Waren importiert oder exportiert werden, muss das Unternehmen beispielsweise Zollformalitäten erledigen. Auch bei der Lieferung an den Endverbraucher gibt es gesetzliche Richtlinien, die beachtet werden müssen.

So hat der künftige Nutzer vorab eine wesentliche Aufgabe zu leisten: er muss analysieren, was genau die ERP-Software leisten soll. In diesem Zusammenhang ist es zudem wichtig, auf welche Weise die gewählten ERP-Module und die Funktionen miteinander kombiniert werden.

Hier ein Überblick zu optionalen Einsatzgebieten einer ERP-Lösung im Unternehmen:

  • E-Commerce
  • Marketing und Vertrieb
  • Projektmanagement
  • Customer-Relationship-Management (CRM)
  • Business Intelligence
  • Produktionsplanung und Steuerungssystem (PPS)
  • Einkauf und Verkauf
  • Lagerverwaltung
  • Warenwirtschaft
  • Finanzbuchhaltung
  • Personalmanagement mit Zeiterfassung

Die Leistungsstärke eines ERP-Systems ist beeindruckend. Es erfüllt sämtliche Anforderungen und ermöglicht, alle firmeninternen Prozesse in Echtzeit abzubilden. Beispielsweise bietet das Modul E-Commerce von lexbizz die Option, entweder vollintegrierte Webshops zu nutzen oder mit den offenen Schnittstellen jeden existierenden Webshop anzubinden.

Auch die Funktion des Projektcontrolling funktioniert abteilungsübergreifend. Es verwaltet Projekte an einem festen Standort und verschafft den Nutzern jederzeit einen Überblick bezüglich Projektkosten, Budgets und Einnahmen. Abrechnen kann das Unternehmen jedes einzelne Projekt nach den vorab festgelegten Projektanforderungen, nach der geleisteten Arbeit oder sogar für spezielle Kunden. Dabei können sogar eingesetzte Materialien und Arbeitskräfte erfasst werden.

Das Finanzwesen eines mittelständischen Unternehmens ist ebenfalls eine sensible und maßgebliche Größe und trägt immense Zahlenverantwortung. Mithilfe des lexbizz ERP-Moduls „Buchhaltung“ können Verantwortliche umfassende Finanzdaten im Hauptbuch der Software einpflegen und somit jederzeit auf Berichte und Analysen zugreifen. Auch die Kreditorenbuchhaltung ist auf effiziente Weise zu verwalten.

In diesem Bereich werden Lieferantenrechnungen erstellt, Rabatte eingepflegt und Berichte generiert. Debitorenbuchhaltung, Währungsmanagement und Anlagenbuchhaltung sind weitere Funktionen, die firmenintern für Entlastung und Transparenz sorgen. Abrufbar sind sogar Finanzdaten bzw. automatisierte Finanzberichte von vernetzten Firmenablegern, die zu einer Unternehmensgruppe gehören.

Nichts geht ohne CRM und WWS

Ein weiteres Software-Modul, das sozusagen längst als Standard von mittelständischen Unternehmen eingesetzt wird, ist das Warenwirtschaftssystem (WWS). Damit werden alle relevanten Artikel- und Produktinformationen verwaltet, Preise gemanagt und Vertriebskonzepte sowie Werbeaktionen umgesetzt. Angebote, Einkäufe, Bestellungen – alle Aktivitäten dieser Art werden im WWS organisiert und abgebildet.

Somit fokussiert das integrierte WWS-Modul von lexbizz die Teilbereiche:

  • Einkauf mit Bestellwesen und Disposition
  • Verkauf mit Auftragsbearbeitung
  • Lagermanagement
  • Wareneingangs- und Warenausgangssystem

Dieses Modul hilft einer Firma nahezu passgenau, ihren Warenfluss zu steuern, Rechnungen zu stellen und die Inventur sowie Kunden- und Lieferantenverwaltung zu leisten.

In Zeiten des digitalen Wandels ist es nicht nur für Wirtschaftsriesen relevant, sich um ein professionelles Customer-Relationship-Management (CRM) zu kümmern. Auch KMU-Unternehmen wissen, dass sie ohne ein sensibles Kundenmanagement Lieferanten, Interessenten und Kunden verlieren. Zwar spielt in mittelständischen Firmen qualifizierte Beratung und persönliche Kontakte nach wie vor eine wesentliche Rolle auf dem Weg zum Erfolg, doch eine gezielte und personalisierte Kundenpflege ist ergänzend nicht verzichtbar.

Das integrierte lexbizz CRM-System ermöglicht Firmeninhabern bzw. Abteilungsleitern, sich konsequent auf den Kunden zu fokussieren und Beziehungen systematisch und strategisch auszubauen. Dieses ERP-Modul verwaltet Serviceanfragen sowie Anfragen potentieller und bestehender Kunden. Es archiviert alle Adressdaten, Telefonnotizen sowie E-Mails in einer zentralen Datenbank.

Vorteile einer ERP-Lösung für KMU-Unternehmen

Heute ist es sogar möglich, all diese Daten auf Mobilgeräten für den Außendienst oder auf Desktop-Computern zur Verfügung zu stellen. Je nach Art und Umfang des gewählten CRM-Systems können Firmenmitarbeiter z.B. eine Übersicht zu offenen Posten aufrufen, aber auch diverse Auswertungen zum Umsatz aktivieren.

Fazit:
Ein ERP-System bietet mittelständischen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Es sorgt im hohen Maß für Transparenz und liefert wesentliche Reports sowie Analysen mit einem Klick. Führungskräfte haben so alle Kennzahlen tagesaktuell zur Verfügung und können unmittelbare Entscheidungen treffen. ERP-Software-Lösungen glänzen durch zwei beachtliche Qualitätsmerkmale: eine einfache Datenpflege für einen idealen Überblick.

Zur Orientierung hier die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

  • Optimaler Informationsfluss
  • Hohe Effizienz und Zuverlässigkeit
  • Überschaubare Kapitalbindung
  • Niedrige Unterhaltskosten dank Cloud-Technologie
  • Modularer Aufbau
  • Zugriff unabhängig von Ort und Zeit
  • Einheitliche Datenbank für Abbildung aller Unternehmensbereiche
  • Unkomplizierte Integration in den Betriebsablauf