Die elektronische Aktenführung kommt – kein Grund zur Panik

Aufgrund der komplexen Zusammenhänge der öffentlichen Verwaltung gibt es eigentlich keine für alle Fälle richtige Vorgehensweise. Vielmehr ist es sinnvoll, am Anfang der Projektierung genau zu analysieren und zu planen, wie das Ziel der E-Akte erreicht werden kann.

Strategische Ziele festlegen

Die strategischen Ziele wie die Qualitätsverbesserung, Erhöhung der Transparenz und nicht zuletzt auch Einsparung an Ressourcen müssen so konkret wie möglich schon im Vorfeld diskutiert und festgelegt werden. Ein klarer Beschluss zur Installation der elektronischen Akte ist Voraussetzung für die Akzeptanz des Projektes bei den Beteiligten. Nur wenn die Führungsebene diese klaren Signale aussendet und den Beschluss umsetzt, wird die Skepsis, die es immer bei Veränderungen gibt, aufgelöst werden, so dass sich alle an der Erarbeitung der Umsetzung der E-Akte aktiv beteiligen.

Um kurzfristige Erfolge mit großem Nutzen bei überschaubarem Aufwand zu erreichen, gilt es, Bereiche zu identifizieren, die den konkreten Beweis schnell erbringen, dass die Ziele erreicht werden können. Die Erstellung von Kriterien wie die Einfachheit der Umsetzung, die Bereitschaft der Belegschaft zur Mitwirkung, Synergieeffekte und ähnliche hilft bei der Identifizierung des Projektansatzes. Daraus lassen sich dann auch einfacher die erforderlichen Maßnahmen ableiten.

Projektansatz

Eine grundlegende Entscheidung muss aufgrund dieser genannten Kriterien zur Herangehensweise getroffen werden. Abhängig von den Gegebenheiten in der jeweiligen Verwaltung sollte einer der drei Hauptwege eingeschlagen werden:

  • Eine Orientierung an den vorhandenen Prozessen ermöglicht die Abbildung eines vollständigen Prozesses unter Mitarbeit aller beteiligten Stellen. So werden gleich auch mehrere Organisationseinheiten in die Umstellung auf die elektronische Akte einbezogen.
  • Ein Ansatz des Projektes auf eine Organisationseinheit führt zur Einbeziehung aller Vorgänge und Mitarbeiter in das Projekt. Wenn es allerdings viele verschiedene in andere Einheiten reichende Prozesse gibt, ist zu beachten, dass es an der „Grenze“ zu vielen Medienbrüchen kommen wird. An diesen Stellen würde dann zunächst weiterhin mit dem alten Handwerkszeug gearbeitet.
  • Ein verwaltungsübergreifender Prozessansatz würde über die Grenzen der Verwaltung hinausreichen mit dem Risiko, das diese Komplexität mitbringt. So ist besonderes Augenmerk darauf zu richten, mit welchen Systemen gearbeitet wird. Dieser Ansatz ist nur möglich, wenn die genutzten Dokumentations- und Verarbeitungssysteme kompatible Standards nutzen wie den XÖV-Standard.

Stakeholderanalyse

Die Identifizierung der verschiedenen Interessengruppen und ihres Einflusses auf das Projekt ist ein nicht zu unterschätzendes Hilfsmittel. So ermöglicht man, rechtzeitig die Konfliktfelder zu erkennen und entsprechende Strategien bereitzuhalten. Es bewährt sich immer wieder, gerade die Skeptiker von Anfang an mit aktuellen Informationen zu versorgen und in das Projekt einzubeziehen. Denn es geht nicht darum, diese als Bremser zu verteufeln. Das ist in der Regel gar nicht der Fall, sondern die Bedenken haben in der Regel ihre Berechtigung und sollten unbedingt berücksichtigt werden. Entsprechende Förderung verdienen allerdings genauso die Befürworter und Förderer. Durch deren Unterstützung steigt die Akzeptanz und Motivation aller Beteiligten.

Einführung der E-Akte nur gemeinsam mit den Mitarbeitern

Eine formale Zustimmung des Personalrates reicht da nicht aus. Allein die kontinuierliche Beteiligung der Interessenvertretung ist ein wichtiges Signal an die Mitarbeiter, dass deren Vorbehalte und Ängste ernst genommen werden. Dazu gehört auch die Aufmerksamkeit gegenüber dem einzelnen Kollegen, der seinen Arbeitsplatz und dessen Prozesse am besten kennt und damit wertvolles Wissen für die Umstellung von Prozessen beisteuern will und soll.

Qualifizierung der beteiligten Personen

Entscheidend für den Erfolg der E-Akte sind die breiten Fähigkeiten der verantwortlichen Personen in Projektleitung und -organisation. Dazu gehören fachliche Kenntnisse genauso wie der Wille zur Innovation und die bestmögliche Mitarbeiterführung. Kommunikationsfähigkeit und Durchhaltevermögen führen die elektronische Akte zum Erfolg. Dieser Erfolg wirkt sich entsprechend positiv für die Folgeprojekte aus.

Sicherung der Finanzierung

Die elektronische Akte erfordert zunächst eine solides finanzielle Basis. Ohne die Bereitschaft, personelle Ressourcen und die erforderlichen Finanzmittel bereitzustellen, wird die Einführung zu einem mühsamen Geschäft, das der Gefahr des Scheiterns ausgesetzt ist. Daher ist von vornherein eine realistische Kalkulation erforderlich, die Spielräume für unvorhergesehene Hindernisse vorsieht.

Berichtswesen und Dokumentation

Eine kontinuierliche Dokumentation ist aus vielerlei Gründen unabdingbar: Zum einen ist die aktuelle Information der Leitungsebene der Akzeptanz förderlich. Das gilt genauso für die Ebene der Mitarbeiter, die über die Fortschritte zu informieren sind, damit die Identifikation mit dem Projekt steigt. Ein weiterer Punkt ist die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Prozesse. Je besser diese dokumentiert sind, desto einfacher können Nachbesserungen, die erforderlich werden, durchgeführt werden. Das gilt natürlich auch für die Nutzung der Erfahrungen für die Folgeprojekte der weiteren Prozesse oder Abteilungen.