Der eurodata Tipp zum Thema: Revisionssicheres Archivieren Ihrer Daten und Belege

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Ein guter Tipp zum Thema revisionssichere Archivierung kommt von Marianne Breyer, Produktmanagerin der eurodata AG.

Der eurodata AG-Tipp zum Thema: Revisionssicheres Archivieren Ihrer Daten und Belege

Bei der Auswahl eines revisionssicheren, digitalen Archivierungssystems sind einige grundlegende Aspekte zu beachten. Beispielsweise müssen Handels- oder Geschäftsbriefe mit kaufmännischer oder steuerlicher Bedeutung mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege u. ä. haben sogar eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Hinzu kommen die Anforderungen der Finanzbehörden. Laut GoBD müssen die Dokumente sicher und unveränderbar abgelegt, schnell auffindbar und nur von berechtigen Nutzern einsehbar sein. Ferner sind Veränderungen jeglicher Art zu protokollieren. Neben diesen Mindestanforderungen an ein digitales Archivierungssystem, haben Cloudlösungen zudem den enormen Vorteil, dass die Daten von überall verfügbar sind und keine Investitionskosten in Hardware benötigt werden. Wer zu einer Cloudlösung tendiert, sollte bei der Auswahl jedoch darauf achten, dass diese in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben wird und sich Belege und andere Dokumente einfach per E-Mail oder manuellem Upload ins Archiv senden lassen. Die eurodata Lösung edarchiv unterstützt zusätzlich elektronische Betriebsprüfungen, indem einem Prüfer ein zeitlich begrenzter Zugang zu bestimmten Ordnern gewährt werden kann. Neben den Belegen, gilt es auch die Kassendaten GoBD-konform zu archivieren. Sofern es eine entsprechende Schnittstelle zu dem im Einsatz befindlichen Kassensystem gibt, werden die Daten automatisch von der Kasse ins edarchiv übertragen. Für eine langfristige und sorgenfreie Planbarkeit empfiehlt sich zudem auch ein System zu wählen, bei dem nur bei der Einlieferung der Daten Kosten entstehen. Bei edarchiv etwa ist die anschließende Archivierungszeit inklusive! Somit verursacht die Archivierung nur einmalig Kosten und ist daher sehr gut kalkulierbar.

 


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