Der aktivweb-Tipp zum Thema: Revisionssicheres Archivieren Ihrer Daten und Belege

Empfehlen Sie den Beitrag weiter ...

Ein guter Tipp zum Thema revisionssichere Archivierung kommt von der  aktivweb System- und Datentechnik GmbH.

Der aktivweb-Tipp zum Thema: Revisionssicheres Archivieren Ihrer Daten und Belege

Alle Jahre wieder kommt das Christuskind. Alle Jahre wieder stehen viele Firmen nicht vor Schneebergen, sondern vor Papierbergen. Ordner um Ordner haben sich wieder einmal während des ganzen Jahres im Unternehmen angesammelt. Ob Geschäftsbriefe, Faxe, E-Mails, Verträge, Kostenvoranschläge, Rechnungen, Fotos oder sonstige Dateien … wo man hinsieht, nichts als Papier. Weder ist das umweltverträglich noch nachhaltig und meistens auch nicht den gesetzlichen Richtlinien entsprechend. Doch Hilfe steht vor der Tür: Software zur digitalen Archivierung Ihrer Daten.

Lassen Sie uns zunächst einen kurzen Blick auf die aktuelle Gesetzeslage werfen. Seit dem 01.01.2017 zählen die Unveränderbarkeit von Dokumenten, deren Aufbewahrung und Indizierung zu den unternehmerischen Pflichten im Rahmen der GoBD. Buchungen von Eingangsrechnungen müssen seitdem innerhalb von acht bis zehn Tagen durchgeführt werden. Firmen dürfen die Originale durch Scannen elektronisch archivieren. Hierbei muss jedoch die Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet sein. Dokumenten Management-Systeme wie die DOCBOX® speichern alle Daten sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar. Ein weiterer Grundsatz der GoBD betrifft die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Dokumenten im Original. Dazu zählen etwa Rechnungen und Kontoauszüge, die nicht als Papierdokumente, sondern im PDF- oder Bildformat das Unternehmen erreichen. Die digitale Archivierung garantiert Ihnen auch hier eine revisionssichere Dokumentenverwaltung und -archivierung analog zur aktuellen Gesetzgebung. Die GoBD schreiben ferner vor, alle Dokumente – mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen – zu archivieren. Die DOCBOX® liest und indiziert den gesamten Dokumententext mit Hilfe der integrierten OCR-Software bereits beim Archivieren. So finden Unternehmen ihre Dokumente blitzschnell schon bei der Eingabe weniger Zeichen wieder.

Zweitens, wer will denn nicht mit einem guten Gewissen das Jahr 2017 beenden und frohen Mutes das neue Jahr 2018 beginnen. Mit ECM-Systemen wie der DOCBOX® unterstützen Unternehmen digitale sowie prozessoptimierte Arbeitsabläufe und generieren somit Kosteneinsparungen im Projektmanagement wie im Verwaltungsbereich. Und leisten mit einem zunehmend papierlosen Büro einen wertvollen Beitrag zum Wohle unserer Natur.


Empfehlen Sie den Beitrag weiter ...

Schreibe einen Kommentar