Automatisierung von Geschäftsprozessen mit einer rechtssicheren Archivierung von Dokumenten & E-Mails

Moderne E-Mail-Archivierung kann zahlreiche Vorteile bringen 

Dass E-Mail-Archivierung für Unternehmen rechtlich erforderlich ist, ist mittlerweile hinlänglich bekannt. Häufig übersehen wird dabei jedoch, dass eine dedizierte E-Mail-Archivierung weit mehr kann, als nur gesetzliche Anforderungen abzudecken: 

Wer seine E-Mails zentral archiviert, kann problemlos von überall darauf zugreifen. Ort und genutztes Endgerät spielen keine Rolle mehr. Und neben einer Outlook-Integration können auch der Browser oder eine App den Zugang zum Archiv öffnen. Das schafft eine entscheidende Grundlage für wirklich flexibles, nahtloses Arbeiten. Denn Mitarbeiter haben zum Beispiel auch vom Homeoffice aus Zugriff auf die wichtigen Unterlagen, die letztes Jahr als E-Mail-Anhang verschickt wurden. Zudem stellt moderne E-Mail-Archivierung eine leistungsstarke Volltext-Suchmaske zur Verfügung. Die Suche nach einer bestimmten E-Mail wird dadurch ebenso einfach wie eine Internet-Recherche – und auch die Ergebnisse liegen dank professioneller Indizierungsverfahren viel schneller vor. 

Viele Mitarbeiter scheuen sich davor, E-Mails aus ihrem lokalen Posteingang zu löschen – und kämpfen dadurch mit großen, unübersichtlichen E-Mail-Bergen. Darunter zahlreiche Newsletter und eher unwichtige E-Mails, die zwar aufbewahrt werden sollen, auf die jedoch nur selten tatsächlich zugegriffen werden muss. Ist eine professionelle E-Mail-Archivierung im Einsatz, lässt sich im Posteingang ein radikaler „Frühjahrsputz“ durchführen. Denn ältere und weniger relevante E-Mails können problemlos direkt gelöscht werden – im Archiv stehen sie für alle Fälle ja auch weiterhin zur Verfügung. 

Mit der richtigen Software wird Archivierung zum Kinderspiel 

Wer sich früh für die Implementierung moderner Archivierungssoftware einsetzt, wird auch früher diese Vorteile genießen. Denn mit den richtigen Lösungen können sich Unternehmen Chancen eröffnen, die weit über Rechtskonformität hinausgehen: Geschäftsprozesse kinderleicht vereinfachen, beschleunigen und automatisieren.

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