Automatisierung von Geschäftsprozessen mit einer rechtssicheren Archivierung von Dokumenten & E-Mails

Bei steigenden Datenmengen wird Dokumentenmanagement immer komplizierter. Um dabei mit rechtlichen Anforderungen zurechtzukommen, nutzen Unternehmen Software zur rechtssicheren Archivierung – und können gleichzeitig ihre Geschäftsprozesse automatisieren.

Automatisierung von Geschäftsprozessen mit einer rechtssicheren Archivierung von Dokumenten & E-Mails 

Es ist kein Geheimnis, dass wachsende Unternehmen auch mit einer wachsenden Menge an Dokumenten zu kämpfen haben. Früher spiegelte sich diese Entwicklung in wachsenden Papierbergen aus staubigen Archiven wider, doch heute wäre das völlig unzeitgemäß.

Die Digitalisierung kann gerade bei Dokumentenmanagement und revisionssicherer Archivierung – auch bei E-Mails – ihre größten Stärken entfalten. Die zahlreichen Vorteile und Chancen moderne Archivierungssoftware zeigt der folgende Beitrag: 

Steigende Anforderungen an Archivierung 

Bei der Auswahl eines revisionssicheren, digitalen Archivierungssystems sind einige grundlegende Aspekte und Mindestanforderungen zu beachten. Beispielsweise müssen Handels- oder Geschäftsbriefe mit kaufmännischer oder steuerlicher Bedeutung mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege u. ä. haben sogar eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Hinzu kommen die Anforderungen der Finanzbehörden. Laut GoBD müssen die Dokumente sicher und unveränderbar abgelegt, schnell auffindbar und nur von berechtigen Nutzern einsehbar sein. Ferner sind Veränderungen jeglicher Art zu protokollieren – die richtige Archivierungssoftware kümmert sich problemlos um all diese Vorgaben. 

Cloud-Lösungen werden beliebter 

Neben diesen Mindestanforderungen haben Cloudlösungen den enormen Vorteil, dass die Daten von überall verfügbar sind und keine Investitionskosten in Hardware benötigt werden. Wer zu einer Cloudlösung tendiert, sollte bei der Auswahl jedoch darauf achten, dass diese in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben wird und sich Belege und andere Dokumente einfach per E-Mail oder manuellem Upload ins Archiv senden lassen. Neben den Belegen gilt es auch die Kassendaten GoBD-konform zu archivieren. Sofern es eine entsprechende Schnittstelle zu dem im Einsatz befindlichen Kassensystem gibt, werden die Daten automatisch von der Kasse ins Cloud-Archiv übertragen. Für eine langfristige und sorgenfreie Planbarkeit empfiehlt es sich zudem ein System zu wählen, bei dem nur bei der Einführung der Daten auch Kosten entstehen. Somit verursacht die Archivierung nur einmalig Kosten und ist daher sehr gut kalkulierbar. 

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Smart Capture und OCR automatisieren den Archivierungsprozess 

Durch Smart Capture kann man den Inhalt unstrukturierter Dokumente automatisch erfassen und am richtigen Ort abspeichern. So können Unternehmen mit Smart-Capture-Lösungen die Datenerfassung automatisieren und die Informationen intelligent aufbereiten. Zunächst werden die Dokumente, egal aus welcher Quelle sie kommen oder welches Format sie haben, eingelesen – vom Papierdokument über die E-Mail bis hin zu Drittsystemen. Durch Supervised Machine Learning ist es dabei möglich, die verwertbaren Inhalte in den Dokumenten zu identifizieren und eventuell auszuwerten, beispielsweise können Unterschriften direkt mit anderen Dokumenten verglichen werden. Ein intelligenter Algorithmus erkennt auch, welche Daten welcher Kategorie angehören, und ordnet sie entsprechend zu. Dabei lernt das System immer weiter hinzu, indem es unklare Vorfälle einem Mitarbeiter auf dem Bildschirm anzeigt, dessen Entscheidungen dann für das nächste Mal speichert und sich so kontinuierlich optimiert. 

Zahlreiche Dokumente landen noch in Papierform auf Bürotischen und müssen daraufhin eingescannt werden. Während ältere Systeme eingescannte Belege zunächst nur digitalisieren und ablegen können, bietet die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition / OCR) einen detaillierten Einblick in die Informationen, die sich auf den Scans befinden. Entsprechende Lösungen lesen sämtliche Inhalte des jeweiligen Dokuments aus und speichern diese ab. Spätere Suchanfragen an das Archiv kann man auch auf die Inhalte des Dokuments ausweiten. Je ähnlicher sich die Input-Dateien in Layout und Aufbau sind, umso zuverlässiger kann OCR die darauf befindlichen Details auslesen und digital bereitstellen. Für viele Belegarten können Unternehmen so den manuellen Aufwand reduzieren und gleichzeitig Papierberge in digitalen Input verwandeln. Hinweis: OCR stößt in seiner klassischen Form lediglich dort an seine Grenzen, wo die eingegebenen Formate so unterschiedlich sind, dass das System nicht mit Vorlagen arbeiten kann. Daher geht der Trend klar zu Supervised Machine Learning und KI. 

Moderne E-Mail-Archivierung kann zahlreiche Vorteile bringen 

Dass E-Mail-Archivierung für Unternehmen rechtlich erforderlich ist, ist mittlerweile hinlänglich bekannt. Häufig übersehen wird dabei jedoch, dass eine dedizierte E-Mail-Archivierung weit mehr kann, als nur gesetzliche Anforderungen abdecken: 

Wer seine E-Mails zentral archiviert, kann problemlos von überall darauf zugreifen. Ort und genutztes Endgerät spielen keine Rolle mehr. Und neben einer Outlook-Integration können auch der Browser oder eine App den Zugang zum Archiv öffnen. Das schafft eine entscheidende Grundlage für wirklich flexibles, nahtloses Arbeiten. Denn Mitarbeiter haben zum Beispiel auch vom Homeoffice aus Zugriff auf die wichtigen Unterlagen, die letztes Jahr als E-Mail-Anhang verschickt wurden. Zudem stellt moderne E-Mail-Archivierung eine leistungsstarke Volltext-Suchmaske zur Verfügung. Die Suche nach einer bestimmten E-Mail wird dadurch ebenso einfach wie eine Internet-Recherche. Auch die Ergebnisse liegen dank professioneller Indizierungsverfahren viel schneller vor. 

Viele Mitarbeiter scheuen sich davor, E-Mails aus ihrem lokalen Posteingang zu löschen – und kämpfen dadurch mit großen, unübersichtlichen E-Mail-Bergen. Darunter zahlreiche Newsletter und eher unwichtige E-Mails, die zwar aufbewahrt sind, auf die man jedoch nur selten tatsächlich zugreift. Ist eine professionelle E-Mail-Archivierung im Einsatz, lässt sich im Posteingang ein radikaler „Frühjahrsputz“ durchführen. Denn ältere und weniger relevante E-Mails kann man problemlos direkt löschen – im Archiv stehen sie für alle Fälle ja auch weiterhin zur Verfügung. 

Mit der richtigen Software wird Archivierung zum Kinderspiel 

Wer sich früh für die Implementierung moderner Archivierungssoftware einsetzt, wird auch früher diese Vorteile genießen. Denn mit den richtigen Lösungen können sich Unternehmen Chancen eröffnen, die weit über Rechtskonformität hinausgehen: Geschäftsprozesse kinderleicht vereinfachen, beschleunigen und automatisieren.

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