Automatisierung von Geschäftsprozessen mit einer rechtssicheren Archivierung von Dokumenten & E-Mails

Bei steigenden Datenmengen wird Dokumentenmanagement immer komplizierter. Um dabei mit rechtlichen Anforderungen zurechtzukommen, nutzen Unternehmen Software zur rechtssicheren Archivierung – und können gleichzeitig ihre Geschäftsprozesse automatisieren.

Automatisierung von Geschäftsprozessen mit einer rechtssicheren Archivierung von Dokumenten & E-Mails 

Es ist kein Geheimnis, dass wachsende Unternehmen auch mit einer wachsenden Menge an Dokumenten zu kämpfen haben. Früher spiegelte sich diese Entwicklung in wachsenden Papierbergen aus staubigen Archiven wider, doch heute wäre das völlig unzeitgemäß.

Die Digitalisierung kann gerade bei Dokumentenmanagement und revisionssicherer Archivierung – auch bei E-Mails – ihre größten Stärken entfalten. Die zahlreichen Vorteile und Chancen moderne Archivierungssoftware zeigt der folgende Beitrag: 

Steigende Anforderungen an Archivierung 

Bei der Auswahl eines revisionssicheren, digitalen Archivierungssystems sind einige grundlegende Aspekte und Mindestanforderungen zu beachten. Beispielsweise müssen Handels- oder Geschäftsbriefe mit kaufmännischer oder steuerlicher Bedeutung mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege u. ä. haben sogar eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Hinzu kommen die Anforderungen der Finanzbehörden. Laut GoBD müssen die Dokumente sicher und unveränderbar abgelegt, schnell auffindbar und nur von berechtigen Nutzern einsehbar sein. Ferner sind Veränderungen jeglicher Art zu protokollieren – die richtige Archivierungssoftware kümmert sich problemlos um all diese Vorgaben. 

Cloud-Lösungen werden beliebter 

Neben diesen Mindestanforderungen haben Cloudlösungen den enormen Vorteil, dass die Daten von überall verfügbar sind und keine Investitionskosten in Hardware benötigt werden. Wer zu einer Cloudlösung tendiert, sollte bei der Auswahl jedoch darauf achten, dass diese in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben wird und sich Belege und andere Dokumente einfach per E-Mail oder manuellem Upload ins Archiv senden lassen. Neben den Belegen gilt es auch die Kassendaten GoBD-konform zu archivieren. Sofern es eine entsprechende Schnittstelle zu dem im Einsatz befindlichen Kassensystem gibt, werden die Daten automatisch von der Kasse ins Cloud-Archiv übertragen. Für eine langfristige und sorgenfreie Planbarkeit empfiehlt es sich zudem ein System zu wählen, bei dem nur bei der Einführung der Daten auch Kosten entstehen. Somit verursacht die Archivierung nur einmalig Kosten und ist daher sehr gut kalkulierbar. 

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