Aufbewahrungspflichten können kompliziert werden, wenn man mit einer Vielzahl von Dokumenten zu tun hat. Genau zu wissen, welche Dokumente oder Prozesse nun hierfür relevant sind und wie lange sie bewahrt werden müssen ist eine Mammutaufgabe. Doch mit intelligenter Rechnungswesen-Software kann man leicht den Überblick behalten.
Aufbewahrungspflichten sicher im Blick
Mit der Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten verhält es sich wie mit den meisten unbeliebten Pflichten: Die wenigsten Unternehmer sind genauestens informiert, welche Aufbewahrungspflichten für welche Dokumente und Prozesse im Unternehmen gelten oder wie lange sich diese Vorgaben im konkreten Fall erstrecken. Insbesondere kaufmännische Belege rücken in vielen Unternehmen in den Mittelpunkt der Überlegungen zur Aufbewahrungspflicht: Diese müssen für zehn Jahre aufgehoben werden (§147 AO; §14b UstG; §257 HGB). Und daran sollte man sich tunlichst halten — Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können sonst gravierende straf- und steuerrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Was kann man also tun? Ungeprüft jeden Beleg zu behalten, dürfte nur in den wenigsten Firmen eine praktikable Option sein.
Unterstützung per Fibu-Software und DMS-Systeme
Glücklicherweise ist dies auch nicht nötig, denn eine gute Finanzbuchhaltungs- bzw. Rechnungswesen-Software kann helfen, sämtliche aufzubewahrende Dokumente leicht im Blick zu behalten. Insbesondere kleine und mittelständische Betriebe sollten hier die Stärken ihrer Softwarelösung gezielt nutzen. Vor allem, wenn die Software über ein flexibles Schnittstellenkonzept verfügt und sich so in jede Branchensoftware — auch Eigenentwicklungen — integrieren lässt. So kann beispielsweise auch auf externe DMS-Systeme problemlos zugegriffen und diese vorhandenen Systeme für die Archivierung genutzt werden. Eine intelligente Softwarelösung kann zudem Auswertungen in ein fremdes Archiv drucken und gemäß den Archivregeln verschlagworten. Insellösungen sollten damit der Vergangenheit angehören.
Hilfreich in diesen Kontext ist es auch, wenn die Software bereits den Import von elektronischen Rechnungen sowie die beiden EU-konformen Formate ZUGFeRD 2.0 und XRechnung unterstützt. Darüber hinaus kann intelligente Software elektronische Belege (Bilddateien, PDFs und ZUGFeRD-Dateien) auslesen und vollautomatisch Buchungen daraus erzeugen. Dies senkt den Arbeitsaufwand sowie die Kosten für die Rechnungslegung und ermöglicht dem Anwender so, den größtmöglichen Nutzen aus der elektronischen Rechnung zu ziehen.
Eine innovative Finanzbuchhaltungs- bzw. Rechnungswesen-Software kann also helfen, Aufbewahrungsfristen und weitere Kennziffern ohne großen Aufwand genau im Blick zu behalten. Aber auch wenn eine gute Software bei der Erstellung helfen kann — eine verlässliche Verfahrensdokumentation, in der genau beschrieben wird, wie elektronische Rechnungen den Betrieb durchlaufen und wie diese vor Veränderung und Manipulation geschützt werden, ersetzt sie nicht.
Autor: Markus Schäfer, Leiter Vertrieb der syska GmbH
