In der Verwaltung kommt die Digitalisierung nur schleppend an. Firmen verlieren durchschnittlich rund vier Prozent ihrer Wertschöpfung aufgrund zu hohen administrativen Aufwands. Automatisierung schafft hier Abhilfe.
Aktuelle Studie: Ineffiziente Verwaltungsabläufe kosten deutsche Wirtschaft 2019 rund 30 Milliarden Euro
Durch die fortschreitende Digitalisierung haben viele Unternehmen ihre Prozesse effizienter organisiert. Dies gilt vor allem für den Produktionsbereich, der von der Automatisierung im Besonderen profitiert. Gleichzeitig verlieren Betriebe aber viel Zeit und Geld aufgrund ineffizienter und unproduktiver manueller Abläufe im Verwaltungsbereich. Dies ist das Ergebnis einer internationalen Studie von Sage, Markt- und Technologieführer für Cloud-basierte Unternehmenslösungen. Das Meinungsforschungsinstitut YouGov hat dafür im Frühjahr 2019 2.994 Entscheidungsträger von Unternehmen verschiedener Größen in zwölf Ländern (Deutschland, Großbritannien, USA, Kanada, Australien, Irland, Spanien, Frankreich, Brasilien, Südafrika, Schweiz und Malaysia) befragt.
Deutsche Firmen mit zweitschlechtester Produktivitätsentwicklung
Die Umfrage zeigt, dass deutsche Unternehmen 2019 3,9 Prozent ihrer Zeit mit unproduktiven administrativen Tätigkeiten verbringen, was Einbußen von rund 30 Milliarden Euro entspricht. Diese entstehen dadurch, dass Kapazitäten für Verwaltungsaufgaben gebunden sind, die damit nicht für die eigentliche Wertschöpfung des Betriebs genutzt werden können. Im Jahr 2018 waren es noch 3,7 Prozent zeitliche Ressourcenbindung, was 28,2 Milliarden Euro entsprach. Damit hat sich zwischen 2018 und 2019 der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten um 5,4 Prozent gesteigert, was 6,4 Prozent höheren Umsatzeinbußen entspricht.
Unter allen befragten Ländern hat sich die Produktivität nur in Irland noch stärker verschlechtert. Im Blick auf den Anstieg der zeitlichen Verluste hat Deutschland sogar den höchsten Wert zu verzeichnen. Die weltweiten wirtschaftlichen Einbußen, die in den vergangenen Monaten durch zeitraubende Verwaltungsprozesse entstanden sind, beliefen sich laut Umfrage auf rund 500 Milliarden Euro. Das ist ein Anstieg von 2,6 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Die meisten betrieblichen Kapazitäten werden laut Studie im administrativen Bereich durch die manuelle Verfolgung noch nicht bezahlter Rechnungen, die Rechnungsbearbeitung allgemein oder Abläufe in der HR-Abteilung gebunden.
Automatisierte Prozesse und moderne IT-Systeme schaffen Abhilfe
Dabei lassen sich gerade in den Bereichen der Buchhaltung und des Personalwesens durch den Einsatz intelligenter Technologien und digitaler Tools Prozesse spürbar verschlanken, indem beispielsweise die Kreditoren- und Debitorenverwaltung durch entsprechende Software-Systeme automatisiert wird. Auch HR-Abläufe können etwa durch den Einsatz von Mitarbeiterportalen effizienter gestaltet werden. Urlaubsanträge oder Krankmeldungen, die bislang über das Personalbüro eingereicht und bearbeitet werden mussten, können zum Beispiel direkt zwischen dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten abgewickelt und Verwaltungsaufwände reduziert werden.
Andreas Zipser, Managing Director Central Europe bei Sage, kommentiert:
„In deutschen Unternehmen gibt es aktuell ein hohes Wertschöpfungspotenzial, das aufgrund zu hoher administrativer Aufwände noch nicht ausreichend genutzt werden kann. Durch die Implementierung moderner Software-Lösungen und -Module – egal ob in der Cloud oder on-premise – lassen sich IT-Infrastrukturen schaffen, die Prozesseffizienz, Produktivität und in der Folge auch Umsätze und Wettbewerbsstärke verbessern. Mit intelligent gesteuerten und automatisierten Abläufen in der Verwaltung gewinnen Betriebe wertvolle Ressourcen und Kapazitäten zurück, die sie dann unmittelbar im Sinne der eigenen Wertschöpfung einsetzen können.“
