3 Tipps für effizientes Wissensmanagement mittels Enterprise Search Software

Wenn Unternehmen wachsen, wächst auf deren Informationsmenge. Es kann schwierig sein, dabei den Überblick über sämtliche Dokumente, Reports oder Statistiken zu behalten. Lesen Sie hier, wie Unternehmen ihr Wissensmanagement wieder verbessern können.

3 Tipps für effizientes Wissensmanagement mittels Enterprise Search Software

Wissen ist Macht. Was Francis Bacon bereits vor 400 Jahren erkannte, gilt heute mehr denn je. Unternehmen investieren ein Vermögen, um Wissen und Informationen, die ihnen den entscheidenden Vorsprung zum Mitbewerb garantieren sollen, zu erwerben. Wenn es dann darum geht, dieses Wissen möglichst effizient im täglichen Arbeitsalltag einzusetzen, kommt es allerdings immer wieder zu Problemen. Diversen Studien zufolge wenden Mitarbeiter in administrativen Positionen Tag für Tag rund zwei Stunden für die Suche nach Dokumenten und Informationen auf. Die nachstehenden Tipps können Unternehmen dabei helfen, den Umgang mit Informationen und Wissen im täglichen Arbeitsalltag besser zu managen.

1. Den Zeitaufwand für Such- und Recherche-Tasks durch den Einsatz der richtigen Enterprise Search Software-Lösung drastisch reduzieren

Christoph Wendl, CEO des Wiener IT Unternehmens Iphos IT Solutions, das mit searchIT eine innovative Enterprise Search Software geschaffen hat, erklärt:

Die Verschwendung von Ressourcen durch unnötige Suchaufwände ist nicht der einzige Faktor, der Unternehmen in punkto Wissensmanagement viel Geld kostet. Oft weiß eine Abteilung nicht, was in den anderen bereits geleistet wurde. Es kommt zu Doppelgleisigkeiten, Recherchen zum gleichen Thema werden mehrfach durchgeführt, oft sogar Reports und Statistiken doppelt verfasst. Eine effiziente Suchsoftware, die die Daten aller relevanten Quellen im Unternehmen durchsucht, auswertet und intelligent kategorisiert, kann hier Abhilfe schaffen.“

Was aber macht eine effiziente Suchsoftware, die ihre Investition wert ist, aus?

Folgende Punkte sollten bei der Entscheidung eine wichtige Rolle spielen:

  • Fortgeschrittene Volltextsuche und umfangreiche Filterfunktionen helfen dabei, mit wenigen Suchbegriffen schnell relevante Ergebnisse zu finden.
  • Die unterschiedlichen Datenquellen im Unternehmen – vom E-Mail-Server, Websites, Fileserver, diversen Datenbanken, etc. – sollten problemlos integrierbar sein.
  • Bestehende Berechtigungssysteme – also wer darf was sehen – müssen auch bei der Ausgabe der Suchergebnisse übernommen werden. Gerade in Zeiten, in denen dem Datenschutz zunehmend mehr Bedeutung eingeräumt wird – Stichwort DSGVO – muss sichergestellt werden, dass Dokumente und Daten nicht in die falschen Hände gelangen.
  • Die richtige Dimensionierung und Skalierbarkeit sollten bei der Anschaffung der Enterprise Search Software bedacht werden. Wie viele Dokumente und Daten muss die Software täglich crawlen und indizieren? Ist der Zeitraum, den die angedachte Lösung dafür veranschlagt in einem akzeptablen Rahmen? Unternehmen wachsen. Idealerweise wächst die Enterprise Search Lösung mit und erfordert nicht ständig Investitionen in neue Hardware und Upgrades.
  • Suchmaschinen im Top-Segment nutzen künstliche Intelligenz, um relevante Suchergebnisse zu liefern. Daten können vorab klassifiziert und durch entsprechende Filtermöglichkeiten eingeschränkt werden. Statt sich durch tausende Dokumente und Datensätze zu scrollen, erhalten Mitarbeiter – aber auch Kunden, wenn die Software auf diversen Service-Seiten zum Einsatz kommen soll – die benötigten Infos auf einen Blick. Die Software lernt dabei durch semantische Suche ständig dazu. Die Qualität der gelieferten Ergebnisse steigt durch diese Form des maschinellen Lernens.

In vielen Unternehmen liegen Dokumente in Form von Scans – etwa Belegen oder älteren Forschungsberichten vor, die dann bei Bedarf händisch durchsucht werden müssen – ein nicht unerheblicher Aufwand. Verfügt die eingesetzte Enterprise Search Lösung auch über OCR-Funktionalitäten, können auch diese Dokumente ohne zusätzlichen Aufwand durchsucht und klassifiziert werden.

weiter zu: 2. Akzeptanz unter den Mitarbeitern sicherstellen

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