Sie haben schon öfter vom Begriff ERP gehört? Und vielleicht schon mitbekommen, dass man damit Geschäftsprozesse digitalisieren kann? Jetzt möchten Sie mehr über diese erfolgversprechenden Systeme wissen? Dann sind Sie auf dieser Seite genau richtig. Wir erklären, was sich hinter den drei magische Buchstaben ERP verbirgt.
Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern.
Zu den Ressourcen zählen beispielsweise:
- Kapital & Finanzen
Kapital wird als zentraler Bestandsbegriff definiert und wird im Allgemeinen mit Geld gleichgezeigt. Konkret ist Geld aber mehr als ein Geldmittel. Gerade das Thema Finanzen nimmt im ERP-Kontext einen wichtigen Aspekt ein, da ohne das „Geld“ weder, die Mitarbeiter, das Material, oder die Betriebsmittel nicht bezahlt werden können. - Mitarbeiter & Personal
Mit Personal werden die von Arbeitgebern beschäftigten Arbeitnehmer bezeichnet. Im Kontext von ERP sind damit auch Arbeits-Ressourcen wie Freelancer gemeint. In der Gesamtheit spricht man dann von Mitarbeiter. - Material & Betriebsmittel
Betriebsmittel gehören in der Betriebswirtschaftslehre zu den elementaren Produktionsfaktoren. Ausschlaggebend ist, dass Betriebsmittel nicht „verbraucht“ sondern genutzt werden. Ein konkretes Beispiel sind Maschinen in einem Industrie-Betrieb. Das „Gegenstück“ zum Betriebsmittel ist das Material, welches verbraucht oder gebraucht wird um etwas herzustellen. - Informationen & Daten
Informationen & Daten gehören in der digitalen Welt, in der wir leben, mittlerweile auch zu einem wichtigen Gut eines Unternehmens. Oft noch im ERP-Kontext vernachlässigt ist das Management von Informationen & Daten ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Unternehmen.
Als wichtigste Aufgabe der Geschäftsführung & Managements müssen diese Ressourcen strategisch geplant, operativ eingesetzt und kontrolliert werden. Ein ERP-System kann dabei helfen diese Aufgaben digital zu unterstützen.
Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) unterstützt sie im Unternehmen bei sämtlichen in einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse. Es enthält Module für verschiedenen Bereiche wie: Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen usw., die über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden sind.
Warenwirtschaft als Teil der ERP Software
Oft werden ERP Systeme mit Warenwirtschaftssystemen (WWS) gleichgesetzt. Dabei ist das ERP-System die umfassendere Unternehmenssoftware und bedient zahlreiche Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen als auch Konzerne.
Modul „Warenwirtschaft“ vs. Gesamtheit eines ERP-Systems
Eine Software für Warenwirtschaft bildet „nur“ den Geschäftsprozess des Warenflusses ab, dagegen beschränkt sich die Warenwirtschaft auf die Bereiche Lagerhaltung, Logistik und Disposition. Im Gegensatz dazu hat die ERP-Software einen integrierten Gedanken und bildet auch die Anforderungen an die Planung und Integration aller Unternehmensbereiche für die gesamte Ressourcenplanung ab.
ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und beschäftigt sich mit der Verwaltung von Ressourcen im Unternehmen. Diese Ressourcen sind meist: Kapital & Finanzen, Mitarbeiter & Personal, Material & Betriebsmittel, Informationen & Daten. Um diese Ressourcen verwalten zu können braucht es ein ERP-System. Was uns zur nächsten Frage bringt: Was ist ein ERP-System?
Ein ERP-System ist eine Software mit der im besten Falle alle Ressourcen verwaltet werden können. Im Idealfall können mit der ERP-Software alle Geschäftsprozesse des Unternehmens abgebildet werden. Manchmal lohnt sich aber für bestimmte Prozesse eine separate Software einzusetzen und dann beide Softwares miteinander zu verbinden. Was die nächste Frage aufwirft: Warum ein ERP-System?
Eine integrierte Lösung hilft alle Prozesse im Griff zu behalten. Ein ERP-System bietet daher die größte Funktionsbreite und -tiefe um das zu erledigen. In manchen Szenarien hat es aber Sinn für beispielsweise CRM oder DMS nochmals speziellere Software zu verwenden. Eine Verbindung der Systeme ist aber wichtig und macht am Ende das ERP-System zur zentralen Steuereinheit des Unternehmen – quasi zum Gehirn des Unternehmens.
Ein ERP-System kann bereits ab einem Mitarbeiter sinnvoll sein. So können Prozesse automatisiert werden und Personal eingespart werden. Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen sind, desto komplexer wird das Handling der Prozesse. Hier einen Überblick zu behalten ist oft kaum mehr möglich. Ein ERP-System schafft diesen Überblick, da alle Informationen und Daten an einer zentralen Stelle abgelegt sind.
Im Grund muss ein ERP-System alle Unternehmensbereiche abbilden können. Klassische Module eines ERP-Systems sind daher: Beschaffung, Produktion, Lager & Logistik, CRM, Marketing & Vertrieb, Personalwesen, DMS – Dokumentenmanagement, Finanz-, Rechnungswesen und Controlling, eCommerce und Plattformen.
Ein ERP-System sollte grundsätzlich die Arbeit erleichtern und Prozesse automatisieren. Die Software sollte keine Mehrarbeit verursachen sondern den Anwendern dabei zu helfen die Geschäftsprozesse schnell abzuschließen. Daher ist eine hohe und schnelle Verfügbarkeit der Software und eine einfache Bedienung extrem wichtig. Abhängig von Branche und Unternehmen muss es natürlich die passenden Prozesse optimal unterstützen. Lesen Sie hier mehr über die Brancheneignung …
Schlagworte im Kontext zu ERP – Enterprise Resource Planning
Finden Sie anhand der wichtigsten Schlagworte zum Thema ERP interessante Beiträge auf EAS-MAG.digital. Im Kontext zu ERP fallen oft diese Schlagworte:
Link-Tipp: Erhalten Sie mehr Informationen zu Cloud ERP auf unserer Trend-Seite zum Thema: Cloud ERP.
Was ist Cloud ERP?
Cloud ERP ist eine ERP-Software-Lösung aus der Cloud. Das heißt: Mitarbeiter eines Unternehmens nutzen das ERP-System und dessen Module nicht lokal auf dem Computer sondern nutzen die Lösung via Internet in der Cloud. Viele verschiedene ERP-Anbieter stellen mittlerweile ihre Lösungen auf Cloud um, dabei unterscheiden sich die Anforderungen an solche ERP-Software nicht von „klassischen“ on-Premise-Lösungen. Wichtig ist jedoch dass die verschiedenen Funktionen und Module des ERP-Systems auch über das Internet schnell und einfach bedient werden können. Auch die Einführung von Cloud ERP ist oft einfacher & schneller als die on-Premise-Varianten. Lesen Sie hier mehr darüber: ERP-Einführung bei KMU – Fünf Tipps zum erfolgreichen planen, durchführen und evaluieren von ERP-Projekten
Vorteile von Cloud ERP Systemen:
Die Vorteile eines solchen Systems aus der Cloud liegen vor allem in diesen Punkten:
Bekannte Cloud ERP Hersteller & Anbieter mit ihren ERP Lösungen:
- myfactory mit dem Produkt myfactory Cloud ERP
- weclapp mit dem gleichnamigen Produkt weclapp
- lexware ERP Software mit lexbizz
- SAGE mit den Produkten SAGE 50 und SAGE 100
- Scopevisio mit dem gleichnamigen Produkt Scopevisio
- Open-Source Software Xentral ERP
Link-Tipps zu Cloud ERP:
- Lesen Sie den Beitrag vom Cloud-Office.center, wenn Sie mehr über die Vorteile von Cloud ERP erfahren wollen.
- Lesen Sie einen Beitrag von Software Anbieter IFS über die Auswahl einer flexiblen ERP-Software.
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Die Automatisierung der Geschäftsprozesse im Unternehmen ist ein wesentlicher Aspekt bei der Anschaffung eines ERP Systems. Dabei muss es nicht immer Software von Anbietern wie Microsoft oder SAP sein. Kleinere Systeme, von mittelständischen Anbietern lassen sich beispielsweise auch agil in das Unternehmen integrieren. Dabei können Unternehmens-Prozesse auch schrittweise optimiert werden. Der agile Ansatz SCRUM oder das QITT-Modell hilft dabei. So lassen sich auch ein CRM System oder andere verschiedene Module oder Unternehmens-System nach und nach integrieren. Je nachdem was die Anforderungen sind.
Unternehmenssoftware im KMU-Umfeld
Gerade im KMU-Umfeld kann Unternehmenssoftware, wie ERP, CRM und Warenwirtschaft zum Business Enabler werden, wenn man es schafft Prozesse im Unternehmens-Business zu standardisieren und Abläufe mit Business Software abzuwickeln.
Beispiel: Cloud ERP als Business Enabler
Business Software wird immer wichtiger, den auch für kleine und mittlere Unternehmen kann Cloud ERP als Business Enabler wirken. Das zeigt auch eine aktuelle IDC-Analyse: Der Markt für Business Software ist 2018 gegenüber 2017 um rund neun Prozent auf knapp 14 Milliarden Euro gewachsen. Der Anteil der Public Cloud Services an den Anbieterumsätzen lag im vergangenen Jahr bei 22 Prozent. Den größten Teil weisen mit jeweils mehr als 60 Prozent Kollaboration und CRM auf. Bei ERP sind es überdies jeweils knapp 30 Prozent.
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen gehört zu den zentralen Anforderungen an ein ERP-System. Dafür gibt es allgemein bekannte Anwendungsbeispiele, die für die Einführung von Unternehmenssoftware sprechen sind:
- Das Papierlose Büro
- Die digitale Auftragserfassung
- Die elektronische Rechnung
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Ein wichtiger Aspekt im aktuellen Markt für Unternehmenssoftware ist die Digitalisierung des Büros und vor allem der Versuch alles Papier zu verbannen. Dafür braucht es entweder sogenannte DMS-Systeme von speziellen Anbietern oder ein ERP-System, das eine Ablage von Dokumenten bietet. Im besten Fall werden bei ihnen im Unternehmen gar keine Papiere mehr erzeugt, sondern der gesamte Austausch mit Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten erfolgt am besten digital. Ein bekanntes Format für beispielsweise den Rechnungsaustausch ist ZUGFeRD. Aber auch andere Ansätze lassen das Büro papierlos werden. Ein Beispiel ist der Einsatz einer Warenwirtschaft, in der beispielsweise alle Daten eingegeben werden. Die Eingaben können dann von jedem Mitarbeiter im System eingesehen werden oder lassen sich an andere ERP-Systeme senden. Bekanntes Format ist hier EDI.
Was ist EDI?
EDI wird mit elektronischer Datenaustausch übersetzt und bezeichnet innerhalb der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) einen Sammelbegriff für Datenaustausch.
In einem engeren Sinn werden mit EDI-Standards konkrete Verfahren und Vereinbarungen zum Datenaustausch zwischen ERP-Systemen bezeichnet, so dass ein einheitlicher Austausch möglich wird. Diese Normierungsvorschläge wurden von großen Unternehmen und Branchenverbänden entwickelt, um eine große Funktionsabdeckung zu bekommen.
Mit Hilfe eines Systems zur Verwaltung von Belegen können Teile der Warenwirtschaft digitalisiert werden. Mit einem zusätzlichen Anschluss an ein Lagersystem oder Nutzung eines integrieren Lager & Logistik-Moduls können dann mit einem ERP System alle Prozess durchgängig bis zur Faktura erledigt werden. So können Kosten reduziert werden, wenn Angebots-Erstellung, Auftragsbestätigung, Lieferscheinbearbeitung und Faktura in einem System erfolgen können und nicht in verschiedenen Programmen abgebildet ist.
Egal ob Kleingewerbetreibender, GmbH oder AG, jeder kaufmännische Betrieb kann von einer ERP Lösung der ERP Software Anbieter profitieren und somit mit einem ERP System die Vorteile von digitaler Auftragserfassung nutzen.
Vorteile der digitalen Auftragserfassung:
- Transparenz
- Mobilität
- Nachhaltigkeit
digitale Auftragserfassung & Transparenz
Mit einer digitalen Auftragserfassung schaffen sie Transparenz in ihrem Business. Somit können dank ERP System nicht nur sie sondern auch alle anderen Beteiligten (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten) je nach Bedarf auf die Daten zugreifen. Je nach Rolle stellen sie den Usern die verschiedenen Informationen zur Verfügung.
digitale Auftragserfassung & Mobilität
Mit einer digitalen Auftragserfassung können sie auch von unterwegs ihre Aufträge erfassen und bearbeiten. Das schafft ein flexibles System mit denen sie den digitalen Anforderungen gerecht werden.
digitale Auftragserfassung & Nachhaltigkeit
Mit einer digitalen Lösung schonen sie auch Ressourcen wie beispielsweise Papier, weil sie ihr ERP System zur Ablage aller Informationen nutzen.
Kein Weg führt mehr an E-Rechnungen vorbei. Denn die Anforderungen an die elektronische Verarbeitung steigen. Die XRechnung wird bald zum Standard für deutsche Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten. Doch andere EU-Länder setzen auf andere e-Rechnungen in der EU. Die bekanntesten Vertreter sind in Deutschland jedoch die XRechnung und ZUGFeRD.
Was ist XRechnung?
Die XRechnung ist ein strukturiertes, auf XML-basiertes Datenformat für elektronische Rechnungen. Sie ist auch der deutsche Standard für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Der große Vorteil der XRechnung ist zum einen die genannte automatische Verarbeitung, zum anderen sparen elektronische Rechnungen dabei Platz, Papier und Zeit. Es ist zudem leichter, den Überblick über elektronisch gelagerte Rechnungen zu behalten als über Regale voller Papierstapel. Somit loht sie sich auch für Unternehmen, bei denen XRechnung nicht Pflicht wird.
Was ist ZUGFeRD?
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, dass den Rechnungsaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger ermöglicht. Dieser Zentrale User Guide wird mit ZUGFeRD abgekürzt. Bereits heute unterstützen über 140 Softwareanbieter dieses Rechnungsformat. Die Einsparpotenziale in dieser Digitaltechnik sind enorm. Das Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln. Die hinterlegten XML-Daten können ohne weitere menschliche Schritte ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Buchungsfehler durch falsches Abtippen werden damit eliminiert.
Die Digitalisierung von Unternehmen wurde vom Trend zu einem Meta-Thema. Dabei ist die Anforderung an das Management und Firmeninhaber das Geschäft permanent zu optimieren und zu digitalisieren. Das fällt oft schwer, den Entwicklungen in dem Bereich werden gefüllt immer schneller. Gerade deswegen brauchen Unternehmen, einen kompetenten Digitalisierungspartner, der das Unternehmen begleitet und immer wieder digitale Impulse liefert.
Sie sollten die Digitalisierung als Chance begreifen und ihre Prozesse immer wieder optimieren, wenn es die Technologie zulässt. Außerdem gibt für viele Abläufe bereits passende Lösungen auf dem Markt. Diese richtig eingesetzt, bringt das am Ende den Freiraum für die Mitarbeiter sich neuen Themenfeldern wie CRM und Kundenakquise, Produktweiterentwicklung oder weiteren Prozessoptimierungen zu widmen.
Grundsätzlich spricht man ja oft von branchenneutraler ERP-Software oder branchenspezifischer Lösung. Dies zeigt: Es gibt mehr als nur SAP als ERP Software sondern viele andere Systeme auf dem Markt. Die Vor- und nach Teile sind vielfältig und müssen abhängig von Unternehmen, Branche und Budget abgewogen werden. Klar ist, die Software und deren Module muss zu den typischen Prozessen des Unternehmens passen und den Anforderungen aus dem Business heraus gerecht werden. Lesen Sie in diesen Beiträgen, welche Features bei ERP-Systeme in welchen Branchen besonders gefragt sind. Die Beiträge stammen von verschiedenen Anbietern aus der ERP-Welt:
- Funktionen für Unternehmen, die im e-Commerce Business tätig sind
- Funktionen, die eine ERP Software für die Fertigungsbranche haben muss
- ERP-Software-Funktionen für einen erfolgreichen B2B-Onlinehändler
- Funktionen die ERP Systeme für die Fashionbranche brauchen
Generell kann man die verschiedenen Betriebe in 3 große Gruppen fassen:
- Unternehmen, die Dienstleistung erbringen: Diese Unternehmen erbringen meist nichtmaterielle Leistungen wie beispielsweise: Beratung oder Service. ERP Systeme für diese Unternehmen haben meist einen starken Fokus auf Projekt-Management, Dokumenten-Management und Customer-Relationship-Management.
- Unternehmen, die mit Produkten handeln: Diese Unternehmen benötigen nehmen einer starken Warenwirtschaft und Belegverwaltung eine gute Lösung für Lager & Logistik.
- Unternehmen, die Dinge produzieren: Diese Unternehmen brauchen gute Prozess-Lösungen für die Produktionsplanung und -steuerung (PPS). Sei es eine einfache Stücklisten-Fertigung oder das Abbilden komplexer Fertigungsauftrage und Produktionsaufträge.
Unternehmenssoftware muss nicht gleich Millionen kosten. Eine Alternative zu Software-Lösungen von Oracle, SAP & Co. sind kostenlose Open Source ERP Systeme, mit denen sie ihre Geschäftsprozesse abbilden können. Beachten Sie jedoch:
Open-Source-ERP-System sind mit ihren Modulen in der Grundausstattung meist äußerst schlank und unspezifisch ausgeprägt. Dies kann am Ende zu hohem Anpassungsaufwand führen, wenn sie spezielle Prozesse haben. Wenn ihre Anforderungen aber schlanke und einfache Prozesse sind, dann lohnt sich ein zweiter Blick in diese Art von Software.
7 Erfolgsfaktoren für die Einführung von ERP-Software!
Auf dem 10. ERP-Infotag in Wien wurde im Rahmen eines Workshops Fragen zu den 7 wichtigsten Faktoren für den Erfolg der nächsten Projekteinführung erstellt. Die Antworten sind:
- Geschäftsleitung
- Projektleitung
- Kommunikation
- KeyUser
- Lastenheft
- Change Management
- Dokumentation
Weitere Ausführungen zum Thema finden Sie hier: 7 Erfolgsfaktoren für das (Cloud-)ERP-Projekt!
Die QITT-Methode vereint theoretische Projektmanagement-Ansätze mit langjähriger Projekterfahrung und wurde ursprünglich vom Quality-IT-Team entwickelt. Die Methode kann im Rahmen von verschiedenen Projektmanagemen-Methoden wie Wasserfall aber auch mit einem agile Ansatz wie Scrum angewendet werden. Die Reihenfolge entscheidet über den Erfolg einer ERP-Einführung nicht die strikte Einhaltung einer Dauer.
Die QITT-Methode im Überblick:
QUALIFIZIEREN
In der Qualifizierungs-Phase lernt man sich kennen! Dies geschieht in der Regel über ein kostenloses Erstgespräch.
Im ersten Schritt geht es um Ihre Anforderungen. Da Sie in Ihrem Unternehmen nicht täglich Lastenhefte für ERP-Systeme schreiben, unterstützen unabhängige ERP-Berater bei dieser ersten entscheidenden Aufgabe mit einem Lasten-Pflichten-Workshop (LPW). Das Ergebnis: Ein qualifiziertes Lastenheft, das zum Pflichtenheft führt.
Wenn die Anforderungen klar sind, können die verfügbaren ERP-Lösungen daraufhin geprüft werden. Unterstützend kann ein Softwarelösungs-Workshop sein. Dabei testen Sie das Produkt, ohne bereits Lizenzen dafür gekauft zu haben. Im Demo-Betrieb unterstützt auch der ERP-Berater.
IMPLEMENTIEREN
Wenn Sie sich für ein ERP-System entschieden haben, wird das ERP-System
- installiert (*),
- konfiguriert und
- aktiviert.
Dieser Entwicklungs-Betrieb wird mit einem Kick-Off-Meeting gestartet, in dem die Konfiguration der Software klar definiert wird. Im letzten Schritt der Phase erfolgt die ERP-Aktivierung — hier wird auch die Installation des ERP-Systems abgenommen.
(*) auch im Rahmen von Cloud-ERP-Lösungen kann heute noch von einer „Installation“ gesprochen werden. Der Vorteil: Eine aufwändige lokale Installation entfällt. Die Installation erfolgt in der Cloud meist automatisiert.
TRAINIEREN
Auf Grundlage des frisch installierten und konfigurierten ERP-Systems erfolgt die Erstellung einer Test-Umgebung, in dem dann die Schulungen erfolgen. Im Test-Betrieb erfolgt zuerst eine Grundschulung der ERP-Software mit anschließender Prozess-Schulung. Besonders dieser Teil ist auf Ihre Geschäftsprozesse zugeschnitten. Die ERP-Lösung wird anhand Ihrer Betriebsabläufe geschult und in einem ERP-Handbuch spezifisch dokumentiert. So haben Sie auch für spätere Mitarbeitereinweisungen die passenden Schulungsunterlagen.
Nach der Prozessschulung und einem angemessen Zeitraum für Selbststudium, starten Sie mit dem Echt-Betrieb. Die ersten Schritte in einem neuen ERP-System sind oft holprig. Fähige ERP-Berater unterstützen Sie vor Ort mit dem Training-On-The-Job-Coaching.
TRANSFORMIEREN
Während der Einführung stellen sich meist Optimierungspotenziale heraus. Diese können nun in Angriff genommen werden.
Mit einer Geschäftsprozessanalyse können Vorschläge zur Optimierung erarbeitet werden. Diese werden dann zusammen mit dem ERP-Berater eingeführt und aktiviert. Damit bringen Sie Ihr Unternehmen voran, indem es effizienter und zukunftssicherer wird.
